KSeF – co to znaczy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, który służy do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Autorem projektu jest Ministerstwo Finansów. KSeF funkcjonuje od początku 2022 roku, a korzystanie z niego w tym momencie jest dobrowolne.

 

Dla kogo jest KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać będą:

 

Co oznacza termin „faktura ustrukturyzowana” w KSeF

Faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym to faktura ustrukturyzowana. Ma ona format XML, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Oznacza to, że przygotowany plik XML e-Faktury ma być poprawny semantycznie i odpowiadać wzorowi zamieszczonemu przez Ministerstwo na CRWDE. W pliku e-Faktury zostały określone formaty pól oraz ich długość. Poprawna e-Faktura będzie musiała spełniać określone wymagania, np. zawierać 36-cyfrowe oznaczenie KSeF.

 

Czy taką fakturę będzie można wystawić tylko za pomocą aplikacji rządowej?

Fakturę będzie można wystawić także w systemach od firm komercyjnych, pod warunkiem, że będą one dostosowane do wymogów określonych przepisami prawa. Dokładna weryfikacja dostosowania obecnego systemu do wymagań KSeF będzie więc pierwszym wyzwaniem dla przedsiębiorcy.

 

Jak wystawić fakturę w KSeF

Każdy podatnik VAT może założyć w systemie Ministerstwa Finansów konto indywidualne, z którego wystawi faktury zgodne z KSeF. Konto jest obsługiwane z komputera i z urządzeń mobilnych, co może zdecydowanie usprawnić wystawianie faktur.

 

Aby nie tworzyć nowych kont na różnych portalach, przedsiębiorcy mogą korzystać także z programów komercyjnych, m.in. mOrganizera Finansów. Narzędzie jest zintegrowane z systemem KSeF i z kontem firmowym. Dlatego wystawianie faktur zgodnie z KSeF jest proste, a żeby zarejestrować fakturę w KSeF wystarczy jedno kliknięcie.

 

Jednocześnie należy pamiętać, że pobranie faktury z KSeF oznacza akceptację jej przyjęcia w takiej właśnie formie i stanowi potwierdzenie jej otrzymania. Kiedy faktura zostanie przesłana do KSeF, system nada jej numer wraz ze wskazaniem daty operacji.

 

Wyzwania związane z KSeF

Może się zdarzyć, że przedsiębiorcy będą zobowiązani do przesyłania faktur do KSeF nawet codziennie, ponieważ data wystawienia faktury, to będzie data zarejestrowania jej w KSeF.

Przedsiębiorca będzie musiał kontrolować, czy poprawnie przesłał fakturę do systemu KSeF. System nie weryfikuje poprawności, a fakturę odrzuconą uznaje się za niewystawioną. Taka sytuacja generuje konsekwencje prawne i podatkowe, a także wymaga ponownego wysłania faktury do KSeF.

Z tego powodu Ministerstwo zachęca do zaimplementowania w systemach mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką. Dzięki temu podatnik uniknie odrzucenia dokumentu, ponieważ system informatyczny sprawdzi poprawność dokumentu. Dlatego warto korzystać z przetestowanych programów, które zapewniają poprawne działanie.

Należy również pamiętać, że faktura wystawiona poza systemem i nie przesłana do KSeF po prostu nie istnieje pod kątem prawnym. Przedsiębiorca może zachować dotychczasową numerację wystawiania faktur jedynie dla celów wewnętrznych. Z kolei każda faktura wysłana do KSeF otrzyma nowy numer identyfikacyjny i będzie możliwa do pobrania przez urzędowe potwierdzenie odbioru.

 

Jak sprawnie wdrożyć KseF

Przede wszystkim należy sprawdzić, czy aktualny system, z którego korzystasz do wystawienia faktur jest przystosowany do spełnienia wymogów KSeF. Warto również przygotować się merytorycznie, aby wiedzieć, jak poprawnie wysłać, odebrać czy skorygować fakturę.

 

Już dziś można znaleźć szkolenia w zakresie KSeF i o całym procesie, jak go wdrożyć. Jednak ze względu na wciąż zmieniające się przepisy i rekomendacje Ministerstwa Finansów konieczna jest weryfikacja, skąd czerpać wiedzę.

 

Jednym z nich jest darmowy program szkoleniowo - edukacyjny dla przedsiębiorców i biur rachunkowych – „Bądź gotowy na KSeF”. Szkolenie stworzyła Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) we współpracy i pod patronatem honorowym Ministerstwa Finansów.

 

KSeF to przede wszystkim wiele uproszczeń

Wdrożenie KSeF w Polsce oznacza usprawnienia w zakresie obiegu dokumentów i jest ważnym krokiem, który stawiamy w ślad za najbardziej rozwiniętymi państwami na świecie. Faktura wgrana do bazy danych Ministerstwa Finansów nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania duplikatów, skończy się też przymus płacenia przez 6 lat za archiwum dokumentacji papierowej. Podatnik nie będzie też musiał na żądanie organów podatkowych wysyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA). KSeF oznacza także szybki zwrot VAT. Podatnicy wybierający e-fakturę – termin zwrotu skróci się dla nich aż o 20 dni z 60 na 40.

 

E-faktura to korzyści biznesowe. Zwiększa szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami, a ustrukturyzowany, jednolity wzór faktury pozwala na automatyzację procesów księgowych, co wpływa na oszczędność czasu księgowych oraz zmniejszenie biurokracji. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje też znacznie liczbę pomyłek.