4 min.
Jak przechowywać dokumenty firmowe?
ostatnia aktualizacja:
Autorka: Ewelina Baran, Biuro Rachunkowe Janina w Tczewie z Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych
Zarządzanie dokumentacją księgową może wydawać się złożone i wymagające. Największym wyzwaniem jest gromadzenie, przechowywanie, przesyłanie i archiwizacja dokumentów w sposób uporządkowany i na bieżąco. Jednak w tym wszystkim może pomóc systematyczność i technologia.
Dokumenty księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) – przechowywanie i archiwizacja
Gdy prowadzisz firmę, musisz pamiętać o obowiązku dokładnego rejestrowania i dokumentowania wszystkich operacji finansowych i gospodarczych, takich jak zakupy, sprzedaż, inwestycje, wydatki, przychody itp. Podstawą do ich rozliczania są przede wszystkim faktury wystawione przez Ciebie, jak również otrzymane od kontrahentów. Zapisy w księgach stanowią podstawę do obliczenia stawek podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Dobrą praktyką porządkowania dokumentów księgowych w małej firmie jest ich segregacja na 4 grupy:
sprzedaż (faktury, raporty fiskalne, ewidencje przychodów),
koszty, towary i materiały podstawowe
inne dokumenty księgowe, takie jak: polisy, noty obciążeniowe, noty odsetkowe, itp.
wyciągi z rachunku bankowego za dany okres rozliczeniowy.
Kiedyś trzeba było odkładać dokumenty do odpowiednich segregatorów i kontrolować wszystkie istotne terminy płatności. Dziś większość tej pracy może zrobić dostępna technologia. Na przykład dzięki wykorzystaniu modułu INBOX w mOrganizerze Finansów, możesz z komputera lub aplikacji przesłać zdjęcia dokumentów, które automatycznie trafią na odpowiednie „półki” w systemie. Tam są zebrane i przechowywane w łatwo dostępnej przestrzeni.
Jeśli postanowisz samodzielnie prowadzić księgowość w firmie, to takie narzędzie połączone z kontem firmowym jest bardzo pomocnym rozwiązaniem. Jeśli zdecydujesz się na wsparcie księgowego, to możesz bez trudu „dodać” go w systemie. Dzięki temu będzie miał dostęp do Twoich dokumentów online, a Ty będziesz mógł natychmiast zweryfikować dokumenty od księgowego.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty w jednoosobowej działalności gospodarczej?
W niektórych przypadkach przepisy prawa określają jak długo musisz przechowywać konkretne dokumenty. W przypadku pozostałych przechowywanie może nie być konieczne, ale przydatne np. w celach dowodowych.
Dokumenty, które trzeba przechowywać to:
dokumentacja dla urzędu skarbowego: dowody księgowe (np. faktury i rachunki), deklaracje podatkowe (PIT, VAT), ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów) – przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania.
dokumentacja dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – przez 5 lat od dnia ich przekazania.
dokumentacja pracownicza – przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Dokumenty można przechowywać w wersji papierowej i elektronicznej. Jeśli zeskanujesz papierowe faktury, a następnie zapiszesz je w formie cyfrowej, możesz je rozliczyć w kosztach i odliczyć VAT, a także archiwizować. Dzięki temu w Twoim biurze nie piętrzą się stosy dokumentów oraz zmniejszasz ryzyko ich zagubienia.
Dlaczego szybki dostęp online do dokumentów jest tak ważny?
Wizyta w biurze księgowym lub wysłanie kilkunastu maili z dokumentacją to czasochłonne zajęcia. Dostęp do dokumentów online pozwala uporządkować dokumenty i oszczędza Twój czas.
mOrganizer Finansów umożliwia zdalną komunikację z biurem księgowym, darmowe wystawianie faktur sprzedażowych, przesyłanie zdjęć lub skanów faktur kosztowych oraz automatycznie łączy otrzymane płatności z wystawionymi fakturami.
Narzędzie do KSeF – nowy obowiązek dla przedsiębiorców
Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, a dla przedsiębiorców zwolnionych podmiotowo z VAT, od 1 stycznia 2025 roku. Do tego czasu musisz mieć narzędzie, które umożliwi wystawianie prawidłowych e-faktur. Ustawa jasno definiuje, że rejestrowanie e-faktur jest obowiązkiem przedsiębiorcy, nie księgowego czy biura rachunkowego. Warto więc już dziś zacząć przygotowania do zmian. mOrganizer Finansów jest połączony z rachunkiem bankowym i dostosowany do wymogów KSeF. Nie musisz logować się na inne platformy, ręcznie wgrywać dokumenty czy odpowiednio je opisywać.
Podsumowanie
Sprawne i zgodne z prawem zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie wcale nie musi być trudne, jeśli wykorzystasz dostępne na rynku rozwiązania. Przedsiębiorcy i księgowi coraz częściej wybierają zdalną współpracę z klientem. Dzięki niej można sprawnie wysyłać faktury czy deklaracje. Dzięki temu księgowy może zafakturować Twoje wydatki i szybko wychwycić ewentualne błędy czy przypilnować terminów płatności.
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
To nie jest oferta. Wszelkie informacje dotyczące mOrganizera finansów i mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie serwisu CashDirector dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank S.A., w pakietach: Fakturowanie, mOrganizer finansów, mKsięgowość Komfort, mKsięgowość Premium oraz mKsięgowość Start PK, mKsięgowość Komfort PK, mKsięgowość Premium PK”.