Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza wiele zmian w codziennym funkcjonowaniu polskich firm. We współpracy z siecią OSCBR, zebraliśmy kilka najistotniejszych, z punktu widzenia przedsiębiorców, informacji o KSeF zawartych w projekcie ustawy.

 

1. Czym jest Krajowy System e-Faktur?

E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF), znany również pod nazwą Centralny Rejestr Faktur (CRF), to kolejny etap wdrażania e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami. System ma zbierać wszystkie elektroniczne faktury wystawiane przez przedsiębiorców.

KSeF będzie opierał się o dane z faktur udostępnianych na bieżąco, a nie o te wskazane w JPK, które są przekazywane co miesiąc. Celem powołania Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwość analizowania i doglądania zgodności faktur VAT wystawionych przez przedsiębiorców swoim kontrahentom. Przejrzystość dokumentacji ma pomóc w wyłapywaniu przestępstw podatkowych i wszelkiego typu nadużyć z tym związanych.

Zaletą wprowadzenia KSeF ma być również uproszczenie procesu kontroli podatkowych, dzięki czemu staną się one krótsze i mniej angażujące dla przedsiębiorców.

2. Od kiedy zacznie działać Krajowy System e-Faktur?

 

Krajowy System e-Faktur zacznie funkcjonować w Polsce od 1 stycznia 2022 roku. Natomiast w październiku 2021 roku planowane jest przeprowadzenie pilotażu platformy wśród przedsiębiorców.

 

3. Jak będzie wyglądało korzystanie z KSeF?

 

Krajowy System e-Faktur ma skupiać wszystkie e-faktury wystawiane przez przedsiębiorców. Według założeń będą one przekazywane m.in. za pośrednictwem specjalnego konta przez ministerialną platformę. Podstawową funkcjonalnością będzie łączenie się z KSeF za pośrednictwem API i aplikacji księgowej podatnika w celu wystawiania faktury lub nadania uprawnień. Każdy podatnik będzie posiadać osobiste konto do celów podatkowych. Jego obsługa ma być możliwa z komputera i każdego urządzenia mobilnego.

 

Omawiana zmiana ustawy o VAT wprowadza również regulacje dotyczące szczegółów funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. System ten dostępny będzie m.in. poprzez stronę internetową, a zalogowanie się do niego będzie możliwe po uwierzytelnieniu się przez osobę upoważnioną do korzystania z niego. Uwierzytelnienie będzie następowało za pomocą podpisu elektronicznego bądź profilu zaufanego.

 

Nadawanie uprawnień będzie odbywało się w systemie poprzez wskazanie danej osoby bez konieczności składania oficjalnych zawiadomień do urzędu skarbowego. Tylko w przypadku, gdy podatnik niebędący osobą fizyczną nie ma możliwości uwierzytelnienia się w KSeF (nie ma pieczęci kwalifikowanej), będzie można złożyć “papierowe” zawiadomienie do US ze wskazaniem osoby fizycznej, która będzie już dalej nadawać uprawnienia w systemie.

 

Jednocześnie podatnicy będą mieli obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do systemu w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Wyjątek stanowić będzie osoba prowadząca jednoosobową działalność, gdzie ustawodawca domyślnie uznał, że właściciel firmy będzie uprawniony do wystawiania faktur.

 

4. Czy korzystanie z e-faktury i KSeF będzie obowiązkowe?

Początkowo polscy przedsiębiorcy będą korzystać z niego dobrowolnie. E-faktury będą funkcjonować obok faktur papierowych i dostępnych już w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży. Korzystanie z e-faktury będzie obowiązkowe dopiero po okresie przejściowym od 2023 roku.

 

5. Jakie korzyści dla firm przyniesie wprowadzenie KSeF?

Wdrożenie e-faktur ułatwi rozliczanie obrotu między przedsiębiorcami, usprawni kontrolę i przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a więc uszczelni lukę w VAT. Urząd skarbowy będzie miał możliwość porównania faktur wystawionych przez przedsiębiorcę z fakturami wykazanymi w pliku JPK_ V7. Korzystanie z systemu przyniesie wiele korzyści w zakresie bezpieczeństwa, ponieważ faktura elektroniczna nie zaginie - pozostanie na stałe w bazie danych Ministerstwa Finansów.

Kolejnym atutem jest wygoda i przyspieszenie obrotu. E-faktury będą wydawane według jednego wzorca, co zapewni łatwość korzystania z systemu. Podatnik będzie miał zawsze możliwość wglądu w ich treść na swoim koncie.

Dodatkowo podatnicy korzystający z e-faktury otrzymają zwrot VAT o 20 dni szybciej, bo termin zwrotu skróci się z 60 na 40 dni. Będą też zwolnieni z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur elektronicznych.

Kolejna pozytywna zmiana dotyczy faktur korygujących “in minus”. Nie trzeba będzie stosować ogólnych zasad korygowania podstawy opodatkowania, o których mowa w ust. 19A ustawy o VAT. To oznacza, że nie będzie już konieczny warunek posiada dokumentacji, która potwierdzałaby uzgodnienie korekty pomiędzy sprzedającym a nabywcą.