Zacznijmy od podstaw…

Żeby dobrze zrozumieć istotę faktury zaliczkowej i końcowej, niezbędne jest zapoznanie się z podstawowymi pojęciami. Zaliczka, choć nie została oficjalnie zdefiniowana w polskim prawie, odnosi się do części kwoty, którą kontrahent wpłaca jeszcze przed przystąpieniem do realizacji umowy przez przedsiębiorcę.

Teoretycznie przyjęcie części rozliczenia w formie przedpłaty wymaga wystawienia faktury zaliczkowej. Praktycznie istnieją jednak pewne wyjątki, w których wystawienie takiej faktury nie jest obowiązkowe. Zanim przejdziemy do ich omówienia, przybliżmy definicję faktury zaliczkowej.

Faktura zaliczkowa to nic innego, jak udokumentowanie otrzymania części ostatecznego dochodu, która – zgodnie z przepisami – podlega opodatkowaniu. Innymi słowy, obowiązek podatkowy nie powstaje dopiero w momencie otrzymania całej kwoty, ale w chwili, gdy przedsiębiorca otrzymuje jedynie część zapłaty w formie zaliczki, zadatku raty, czy innego rodzaju przedpłaty.

Całą transakcję zakańcza natomiast faktura końcowa, na której widnieje umówiona należność pomniejszona o przyjęte wcześniej przedpłaty. Jeżeli cała kwota została uregulowana za pomocą zaliczek, na które wystawiono faktury zaliczkowe, wówczas nie jest konieczne jej wystawienie. Przedsiębiorcy ceniący porządek w dokumentach mogą ją jednak z powodzeniem wystawić również w takiej sytuacji. Należy jednak pamiętać o niezawieraniu takiej faktury w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

 

Jak prawidłowo wystawić fakturę zaliczkową?

Skoro już wiesz, czym jest faktura zaliczkowa i końcowa, z pewnością zastanawiasz się, jak je prawidłowo wystawić. Zanim do tego przystąpisz, pamiętaj, że faktura zaliczkowa nie musi być wystawiana w kilku przypadkach określonych w ustawie o VAT. To m.in. usługi powiązane ze stałą obsługą biurową i prawną, ochroną osób czy najmem. 

W skład faktury zaliczkowej wchodzą standardowo elementy takie jak:

Jeżeli data otrzymania zaliczki nie jest zgodna z datą wystawienia dokumentu, wówczas konieczne jest zawarcie również tej informacji na fakturze zaliczkowej. 

Pamiętaj, że od faktury zaliczkowej odprowadza się wyłącznie podatek VAT. Jeżeli taka faktura swoim zakresem obejmuje 100% umówionej kwoty, wówczas obowiązkowe jest również odprowadzenie podatku PIT.

 

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Zastanawiasz się, kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową? Przedsiębiorcy wystawiający fakturę zaliczkową zasadniczo mają dwie możliwości w tym zakresie. 

Pierwsza z nich polega na wystawieniu faktury po otrzymaniu części rozliczenia. Można zrobić to maksymalnie do 15-stego dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał zaliczkę.

Istnieje też możliwość wystawienia faktury zaliczkowej jeszcze przed otrzymaniem płatności. Można to zrobić nie szybciej niż 60 dni przed otrzymaniem części rozliczenia. Pamiętaj jednak, że jeżeli transakcja nie dojdzie do skutku, wówczas konieczne jest wycofanie takiej faktury.

Z tego względu przedsiębiorcy najczęściej decydują się na pierwszą z tych dwóch opcji, czyli wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu zaliczki.

 

Jak prawidłowo wystawić fakturę końcową?

Wystawienie faktury końcowej wymaga pomniejszenia całej umówionej kwoty o sumę otrzymanych zaliczek. Zmniejszeniu ulega także kwota podatku VAT o obliczoną wcześniej kwotę podatku z faktury zaliczkowej.

Faktura końcowa zawiera takie same elementy, jak tradycyjna faktura. Przepisy wskazują jednak, że należy dodatkowo uwzględnić na niej wykaz numerów wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych powiązanych z tą usługą. Warto też zamieścić daty ich wystawienia oraz kwoty otrzymanych zaliczek. Choć nie jest to obowiązkowe, znacząco ułatwia zachowanie porządku w dokumentacji.

Pamiętaj, że od kwoty netto zawartej na wystawionej w ten sposób fakturze końcowej odprowadza się podatek dochodowy.

 

Szybsze fakturowanie, czy to możliwe?

Jak widzisz, wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych nie jest takie skomplikowane. Jeśli jednak chcesz przyspieszyć ten proces, możesz skorzystać z wygodnego rozwiązania, które wyręczy Cię w wielu czasochłonnych kwestiach.

Fakturowanie w koncie w mBanku to niezastąpione narzędzie dla jednoosobowych działalności gospodarczych, dzięki któremu szybko wystawisz praktycznie wszystkie rodzaje faktur.

Wystarczy, że zalogujesz się na swoje konto firmowe w mBanku, a intuicyjny i łatwy w obsłudze program samodzielnie pobierze dane kontrahenta z GUS. Dodatkowo przejrzysty wykres pokaże Ci, którzy Twoi klienci zalegają z płatnościami. Widzisz, jakie to proste?