4 min.
Jak udokumentować koszty za usługi niematerialne?
ostatnia aktualizacja:
Autor: Robert Gnat, Biuro rachunkowe BILANS Robert Gnat, we współpracy z Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych Każdy przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju koszty prowadzenia działalności. Najczęściej są to wydatki na materiały czy sprzęt, czyli przedmioty materialne służące do wytworzenia oferowanego produktu lub usługi. Jednak warto pamiętać, że istnieją również takie, które są mniej oczywiste. Usługi niematerialne również mogą być kosztem w prowadzeniu działalności. Jednak trzeba zadbać o to, aby odpowiednio udokumentować taki wydatek.
Co może być kosztem Twojej działalności?
Usługi niematerialne, które mogą być zaliczane do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, to między innymi:
usługi księgowe,
usługi doradcze i szkoleniowe,
usługi reklamowe, w tym koszty zaprojektowania logotypu czy strony internetowej,
usługi badania rynku,
usługi rekrutacji pracowników,
usługi zarządzania,
i wiele innych cechujących się niematerialną właściwością np.: patenty, licencje czy prawa autorskie.
Jednak wszystkie poniesione koszty muszą być wprost powiązane z prowadzoną działalnością.
Na przykład: jeśli prowadzisz firmę budowlaną, to możesz wliczyć w koszty podatkowe udokumentowane wydatki związane z obsługą prawną, księgową, czy usługami doradczymi – na podstawie zawartych umów o audyt lub outsourcing.
Jak udokumentować taki wydatek?
Dowodami księgowymi, które pozwalają zaliczyć usługę niematerialną do kosztów uzyskania przychodów, są: umowa, rachunek lub faktura, potwierdzająca wykonanie usługi.
Nie zawsze jednak musi być to faktura, rachunek czy umowa. Dowodami mogą być również:
korespondencja e-mailowa ze zleceniobiorcą,
notatki ze spotkań omawiających zakładane zlecenie wykonania usługi niematerialnej,
materiały szkoleniowe z uczestnictwa w kursach, zajęciach itp.,
opinie, raporty, analizy, ewidencje czasu pracy służące do potwierdzenia realizacji usługi będącej przedmiotem operacji gospodarczej,
dokumentacja fotograficzna, ulotki, materiały promocyjne.
Każdy z tych dowodów należy odpowiednio zabezpieczyć na trwałym nośniku i przechowywać przez co najmniej 5 lat. Czas ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W tym celu pomocny może okazać się mOrganizer Finansów, w którym każdy przedsiębiorca może odpowiednio uporządkować i przechowywać swoje dokumenty związane z działalnością gospodarczą.
Usługi świadczone przez wspólników
Jeśli jesteś udziałowcem spółki i dodatkowo świadczysz na jej rzecz usługi niematerialne, zachowaj szczególną ostrożność w rozliczaniu kosztów. Chociaż rząd wycofał się z wprowadzenia przepisów dotyczących ukrytej dywidendy, które miały obowiązywać od 1 stycznia 2023 roku, to jednak organy podatkowe nadal mogą kwestionować koszty w spółce na zasadach ogólnych.
Organy podatkowe mają możliwość poddania w wątpliwości np. zawyżonych kosztów usług w ramach współpracy pomiędzy firmami członków rodziny, jako sposób kształtowania wyniku finansowego w firmach powiązanych rodzinnie (podmioty powiązane).
Wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodu – jak się zabezpieczyć?
Konsekwencją podważenia przez organ kontrolny zasadności poniesienia wydatku na zakup usług niematerialnych będzie usunięcie z kosztów uzyskania przychodów wskazanego wydatku.
W celu uniknięcia tego ryzyka zalecane jest wdrożenie procedury należytej staranności podczas zawierania umowy na zakup usług niematerialnych. Działania, jakie można podjąć w celu zweryfikowania okoliczności zawarcia transakcji, w szczególności z nowymi kontrahentami to na przykład:
potwierdzenie rejestracji kontrahenta w ogólnodostępnych rejestrach publicznych CEIDG lub KRS – ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ oraz aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx,
potwierdzenie czy partner biznesowy jest wykazany jako czynny podatnik VAT na białej liście podatników VAT - www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka,
zwracanie szczególnej uwagi na transakcje gotówkowe, gdzie wskazane jest zachowanie formy bezgotówkowych rozliczeń pomiędzy podmiotami gospodarczymi,
weryfikacja pełnomocnictw i upoważnień osób działających w imieniu podmiotu gospodarczego,
stosowanie w transakcjach pomiędzy podatnikami podatku VAT procedury mechanizmu podzielonej płatności MPP (czyli płatność zostaje zrealizowana tzw. komunikatem przelewu, który dzieli płatność na dwie kwoty - kwotę netto, która trafia na rachunek sprzedawcy i kwota podatku VAT, która trafia na jego rachunek VAT),
stosowanie zabezpieczeń transakcji gospodarczych w postaci gwarancji ubezpieczeniowych lub gwarancji bankowych, a także wywiadowni gospodarczych w zależności od potrzeby weryfikacji i zabezpieczenia płatności w transakcjach handlowych.
Wdrożona procedura należytej staranności w firmie (osoby fizyczne lub prawne) powinna być przedstawiona w formie dokumentu zawierającego wszystkie podjęte działania, które zweryfikują okoliczności związane z transakcją i zapewnią należytą staranność przy podejmowaniu decyzji o jej zawarciu z kontrahentem.
Przedsiębiorca może liczyć na pomoc profesjonalnego księgowego
Aby prawidłowo rozliczyć koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej, musisz mieć obszerną wiedzę dotyczącą tego, które zakupione produkty i usługi, mogą zostać zaliczone do kosztów prowadzenia działalności. Dodatkowo należy pamiętać o dokładnym rozliczaniu wszystkich wydatków i odpowiednie udokumentowanie ich zasadności. Dlatego warto skorzystać z usług profesjonalnych księgowych, którzy będą Cię wspierać w codziennych działaniach księgowych i pomogą odpowiednio zaksięgować poniesione wydatki.
Nota prawna:
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
To nie jest oferta. Wszelkie informacje dotyczące mOrganizera finansów i mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie serwisu CashDirector dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank S.A., w pakietach: Fakturowanie, mOrganizer finansów, mKsięgowość Komfort, mKsięgowość Premium oraz mKsięgowość Start PK, mKsięgowość Komfort PK, mKsięgowość Premium PK”.