W obu głównych organizacjach płatniczych procedura chargeback jest zbliżona. Bank, jako wydawca karty, ma do wyboru po kilkadziesiąt kodów umożliwiających zareklamowanie różnych typów nieprawidłowości. Wiadomość chargeback wprowadzana jest do systemu organizacji płatniczej i za jego pośrednictwem przekazywana do akceptanta obsługującego dany sklep lub bankomat.

Po otrzymaniu wiadomości chargeback akceptant ma określony w regulacjach organizacji płatniczej czas na udowodnienie, że pierwotne obciążenie karty było zasadne. Zależnie od kodu wprowadzonego chargebacku, różne są obowiązki związane z odrzuceniem żądań reklamacji. Dla niektórych kodów chargebacku wystarczy informacja np. o sprawdzeniu stanu gotówki i rozliczeniu bankomatu, do innych należy załączyć np. podpisany przez klienta wydruk z terminala lub dokumentację uzasadniającą np. obciążenie klienta przez wypożyczalnię samochodów za mandat.

Jeśli akceptant podtrzymuje swoją decyzję – musi przesłać tzw. reprezentację, czyli wiadomość o ponownym rozliczenie transakcji. Do wiadomości załącza dokumenty lub wyjaśnienia, niezbędne do wykazania jej zasadności. W takim przypadku, po przeanalizowaniu przesłanych argumentów, bank (wydawca karty) podejmuje decyzję o zakończeniu procesu reklamacyjnego lub o jego kontynuowaniu jeżeli nie zostały spełnione wymogi merytoryczne lub formalne.

Jeśli akceptant nie prześle reprezentacji w określonym terminie oznacza to, że akceptuje reklamację i proces reklamacji kończony jest z wynikiem pozytywnym.

Istotne jest to, że w momencie rozpoczęcia procesu, bank zwykle zwraca klientowi środki, choć może je również zablokować na czas trwania procesu. Nie oznacza to uznania zasadności twierdzeń reklamacji. Po pozytywnym zakończeniu procedury chargeback, środki ostatecznie są klientowi zwracane (lub odblokowywane) i są to pieniądze, które bank odzyskał od akceptanta karty.