Autor: Anita Gołębiewska - ekspert z Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych współpracującej z mBankiem 

Z tego tekstu dowiesz się:

• jaką formę opodatkowania wybrać prowadząc sklep internetowy
• w jakich przypadkach obowiązuje podatek vat
• jak prowadzić ewidencję zwrotów w sklepie internetowym

Sklep stacjonarny uruchamia sprzedaż przez Internet

Jeżeli zmieniamy formę sprzedaży ze stacjonarnej na sprzedaż online nie mamy ograniczenia w wyborze rodzaju prowadzonej księgowości. W obu przypadkach można wybrać te same formy opodatkowania. Wielu przedsiębiorców decyduje się w przypadku sprzedaży przez Internet na ryczałt z uwagi na niskie koszty prowadzenia działalności. Ta forma opodatkowania charakteryzuje się tym, że podatek płacimy od przychodu, a więc od wystawionych faktur sprzedaży.

Jeżeli odsprzedajemy zakupiony przez nas towar stawka podatku wynosi tylko 3% od przychodu, a w przypadku, gdy samodzielnie wytwarzamy towary stawka ryczałtu wynosi 5,5%. Standardowo formę opodatkowania można zmienić dopiero od kolejnego roku kalendarzowego.

Dla kogo obowiązkowy VAT?

W przypadku zwolnienia z vat trzeba jednak uważać, jeżeli zmieniamy formę sprzedaży ze stacjonarnej na internetową, ponieważ od 1 września 2019 roku dla niektórych towarów sprzedawanych przez Internet vat jest obowiązkowy. Dotyczy to m. in. preparatów kosmetycznych, komputerów i wyrobów elektronicznych, urządzeń elektrycznych oraz silników, turbin i pomp.

Niestety z tego powodu wielu przedsiębiorców popełniło błąd, ponieważ przed sprzedażą stacjonarną sprawdzili czy mogą korzystać ze zwolnienia, jednak nie zweryfikowali czy po zmianie na sprzedaż internetową wciąż mogą korzystać z tego zwolnienia. Taka pomyłka może nas sporo kosztować.

Kasa fiskalna w sklepie internetowym

Kolejną różnicą pomiędzy prowadzeniem księgowości stacjonarnie a w Internecie jest możliwość zwolnienia ze stosowania kasy fiskalnej. Sprzedając towary stacjonarnie dla osób nieprowadzących działalności powinniśmy przede wszystkim pilnować limitu do kasy fiskalnej, który wynosi 20 tysięcy złotych rocznie. W przypadku firm zaczynających dopiero sprzedaż limit ten jest liczony proporcjonalnie od momentu pierwszej sprzedaży.

Dla przykładu, jeżeli zaczynamy sprzedaż 2 lipca – limit dla roku 2020 wynosi 10 000 zł. W przypadku sprzedaży towarów przez Internet możemy korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej pod warunkiem, że dostawa towaru odbywa się w sposób wysyłkowy tj. kurierem czy pocztą, a zapłatę za towar sprzedający otrzymuje na konto lub za pośrednictwem poczty. Dodatkowo należy prowadzić ewidencję, w której w łatwy sposób będzie można przyporządkować wpłatę do sprzedanego towaru.

W przypadku zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej należy pamiętać o tym, że jest katalog towarów, który wyklucza taką możliwość np. sprzedaż perfum czy sprzętu fotograficznego.
Wielu przedsiębiorców nie pamięta również o tym, że korzystając ze zwolnienia z kasy fiskalnej sprzedaż towaru musi zawsze odbywać się w sposób wysyłkowy. W tym przypadku klient nie może odbierać towaru w sklepie stacjonarnym.

Sprzedając towary wysyłkowo sprzedawca ma możliwość wysłania paragonu lub faktury bezpośrednio w paczce lub bardzo często wysyła faktury w formie elektronicznej do klienta. Dla klienta taka forma wysyłki jest bardzo wygodna, ponieważ jest to wygodniejsza forma przechowywania potwierdzeń zakupu. Paragony często ulegają zniszczeniu pod wpływem czasu.

Ewidencja zwrotów towarów w sklepie online

W sprzedaży internetowej pojawiają się nam częste zwroty towaru, które wiążą się z prowadzeniem dodatkowych ewidencji. Jeśli nasz odbiorca nie odbierze paczki lub ją zwróci należy wpisać paragon do ewidencji reklamacji i zwrotów towarów. Na podstawie tych dokumentów możemy pomniejszyć przychód, jaki został ujęty na kasie fiskalnej. Dla pomyłek związanych z nabiciem na kasę fiskalną błędnego towaru prowadzimy rejestr oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej. W przypadku sprzedaży stacjonarnej zwroty towarów zdarzają się znacznie rzadziej niż w przypadku sprzedaży wysyłkowej.

Jeżeli przedsiębiorca zmieni adres sklepu, np. z wynajmowanego lokalu na adres domowy, w przypadku stosowania kas starego typu (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii), należy zmienić adres punktu sprzedażowego na kasie fiskalnej. Można to zrobić samodzielnie w kasie fiskalnej. Dodatkowo należy złożyć dokument aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy przez podatnika. Dokument aktualizacji należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia miejsca użytkowania kasy.

Zmiany adresu nie musimy robić w przypadku, kasy mobilnej. W tym przypadku do kasy przypisany jest adres główny prowadzenia działalności. Zgłoszenia zmiany nie trzeba także robić w przypadku kas online lub kas wirtualnych (w postaci oprogramowania) – od 2023 roku przedsiębiorca ma możliwość zakupu tylko tych dwóch rodzajów kas. Dzięki wdrożeniu systemu kas online zniesiono także obowiązek przechowywania papierowych rolek. Większość informacji z kas przesyłanych jest automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas.

Dropshipping i portale aukcyjne 

Zmiana sposobu prowadzenia biznesu ze stacjonarnego na online wiążę się często ze zmniejszeniem kosztów prowadzenia działalności, w tym szczególności kosztów wynajęcia lokalu. Wielu przedsiębiorców decyduje się na tzw. dropshipping. Usługa polega na tym, że sprzedający nie magazynuje towaru u siebie, a wysyłki dokonuje podmiot trzeci bezpośrednio ze swojego magazynu. W tym przypadku trzeba się liczyć niestety z większą ilością faktur, ponieważ najczęściej za każdy zakup hurtownia, z której wysyłany jest towar wystawia każdorazowo fakturę.

Dodatkowo należy pamiętać, że sprzedając towary na znanych portalach aukcyjnych będziemy musieli zapłacić prowizję od sprzedaży. Prowizja ta oczywiście na podstawie otrzymanej faktury, będzie mogła stanowić koszt uzyskania przychodu.

Sprawdź jak prowadzić i rozkręcić sklep online z mBankiem. Kliknij po pakiet narzędzi dla sklepów internetowych od mBanku.