Autor: Firmowi.pl

Z tego tekstu dowiesz się:

• Czym jest i do czego służy podpis elektroniczny?
• Jak go uzyskać?
• Na co uważać, decydując się na korzystanie z niego?

Umowy, pisma do urzędów, faktury elektroniczne – te wszystkie dokumenty możesz podpisywać już nie tylko własnoręcznie, ale również za pomocą podpisu elektronicznego. To dość wygodne rozwiązanie dla osób, które chcą zaoszczędzić czas i przesyłać ważne dokumenty przez internet. Certyfikat kwalifikowany, podpis kwalifikowany, karta kryptograficzna, kwalifikowany znacznik czasu – tego typu nazewnictwo może początkowo odstraszyć osobę, która rozważa korzystanie z podpisu elektronicznego. Niesłusznie. Bezpieczny podpis elektroniczny to rozwiązanie bardzo proste – oczywiście pod warunkiem zachowania podstawowych zasad ostrożności w internecie.

Co to jest podpis elektroniczny?

Przedsiębiorcy, a także osoby indywidualne, mają w Polsce możliwość korzystania z podpisu elektronicznego. Jedną z jego najważniejszych zalet jest to, że posiadacz takiego podpisu nie musi już własnoręcznie sygnować dokumentów. Robi to za niego system elektroniczny. Nie chodzi tu jednak o zwykły skan własnoręcznego podpisu (który potem z łatwością można powielić), ale o specjalny cyfrowy kod, który jest przypisany tylko jego właścicielowi. Jak sama nazwa wskazuje, podpis jest elektroniczny, a więc nie ma nic wspólnego z jakimkolwiek znakiem, który byłby zauważalny w wersji wydrukowanej.

Podpis elektroniczny a podpis kwalifikowany

Aby zweryfikować autentyczność dokumentu, odbiorca musi dostać jego wersję elektroniczną, a w razie jakiegokolwiek sporu (np. przed sądem) o weryfikację może zostać poproszona „trzecia strona”, a więc firma certyfikująca podpisy, o czym przeczytasz poniżej. Nie oznacza to, że podpis elektroniczny jest wymagany w przypadku faktury elektronicznej. Prawo dopuszcza wysyłanie jej bez podpisu elektronicznego. Jego obecność zwiększa jednak bezpieczeństwo, bo uniemożliwia jakiekolwiek ingerencje nieupoważnionych osób. Trzeba w tym miejscu wspomnieć, że przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę bez żadnego podpisu. Prawnicy zwracają jednak uwagę, że o ile takiego obowiązku nie ma, to w praktyce faktura podpisana ma większą wiarygodność np. przed sądem.

W tym miejscu warto wprowadzić rozróżnienie. Podpis elektroniczny może mieć różny „poziom” bezpieczeństwa. Jego najbardziej zaawansowanym technologicznie wariantem jest tzw. podpis kwalifikowany. Wykorzystuje on tzw. certyfikat kwalifikowany, wydawany wyłącznie przez podmioty spełniające określone prawem wymagania dotyczące m.in. bezpieczeństwa technicznego. Aby więc uzyskać podpis kwalifikowany, należy złożyć zamówienie u jednej z takich firm.

Jak sprawdzić autentyczność podpisu elektronicznego?

Odbiorca dokumentu z podpisem elektronicznym ma też możliwość sprawdzenia jego autentyczności. W tym celu powinien zainstalować na swoim komputerze aplikację weryfikującą podpisy elektroniczne. Takie aplikacje są dostępne na stronach firm zajmujących się certyfikacją podpisów elektronicznych (o nich przeczytasz niżej). Po zainstalowaniu aplikacji użytkownik wybiera plik, których chce sprawdzić, a aplikacja sprawdza za niego podpis. Po sprawdzeniu zainstalowany program informuje, czy wskazany plik bądź pliki są autentyczne.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Do wyboru masz dwie wersje podpisu elektronicznego: bezpłatną i płatną. Zacznijmy od tej bezpłatnej. 

Urząd skarbowy, NFZ, urząd pracy – tam przyda się darmowy podpis elektroniczny ePUAP

Darmowy podpis elektroniczny może być używany w kontaktach z takimi instytucjami jak np. urząd skarbowy, ZUS, urząd pracy, urząd gminy, Krajowy Rejestr Karny, a także z innymi urzędami państwowymi, które korzystają z tzw. systemu ePUAP. Aby móc z niego korzystać, załóż profil zaufany i dzięki niemu możesz załatwiać sprawy urzędowe przez internet. Jeżeli posiadasz konto w mBanku, możesz założyć profil zaufany po zalogowaniu się na swoje konto osobiste lub konto firmowe (w sekcji Pasaż > eUrząd). Dowiedz się więcej o profilu zaufanym w mBanku.

Podpis elektroniczny płatny

Korzystanie z systemu ePUAP nie daje możliwości składania podpisu elektronicznego na dokumentach, których nie kierujesz do urzędów, a więc np. na umowach z partnerami biznesowymi czy na fakturach. Dlatego jeżeli chcesz mieć taką możliwość, musisz skorzystać z usługi płatnej. Polska administracja dała możliwość „produkowania” podpisów elektronicznych tylko pięciu firmom. Można powiedzieć, że tylko podpisy kupione u nich będą miały później moc prawną. O tych firmach mówimy, że świadczą usługi certyfikacyjne dla podpisu elektronicznego.

Aby stać się posiadaczem podpisu elektronicznego, musisz skontaktować się z jedną z powyższych firm. Na ich stronach internetowych możesz zapoznać się z ofertą i po wyborze najodpowiedniejszej zamówić ją dokładnie tak, jak robi się to w sklepie internetowym. Gdy to zrobisz, firma przyśle ci paczkę z zestawem do instalacji na własnym komputerze. W najprostszej wersji razem z instrukcją obsługi będzie to oprogramowanie, czytnik podłączany do komputera za pomocą USB oraz tzw. karta kryptograficzna. Wygląda ona jak karta płatnicza z chipem. I podobnie jak w przypadku kart płatniczych, jej posiadacz powinien pilnować, by nie dostała się w niepowołane ręce. Podpisy, podobnie jak karty płatnicze czy SIM, są zabezpieczone kodami PIN czy PUK. Nie zmienia to jednak faktu, że jeżeli zgubisz zestaw lub któryś z jego elementów, należy jak najszybciej powiadomić o tym centrum certyfikacji, które unieważni certyfikat i niepowołana osoba nie będzie mogła się nim posłużyć. Na stronie każdej firmy certyfikującej można znaleźć numery telefonów, pod które należy dzwonić w tak awaryjnych sytuacjach. To jednak nie koniec. Po prawidłowym zainstalowaniu oprogramowania system wygeneruje dokumenty, które musisz wydrukować i dostarczyć do firmy, od której kupiłeś usługę. W ten sposób zweryfikuje ona, czy np. nie podszywasz się pod kogoś innego. Możesz też od razu umówić się na osobisty odbiór swojego zestawu w oddziale. Już jako posiadacz autoryzowanego podpisu elektronicznego możesz certyfikować dokumenty tak, aby ich odbiorca miał pewność, że po złożeniu podpisu elektronicznego nikt ich już nie modyfikował, a więc np. nie zmienił treści przesyłanej umowy.

Podpis elektroniczny do telefonu

Aby korzystać z podpisu elektronicznego, nie trzeba korzystać wyłącznie z komputera. Są już dostępne aplikacje mobilne, dzięki którym można stosować podpis elektroniczny w komórce (smartfonie) czy tablecieu. Takie rozwiązanie jest polecane m.in. pracownikom mobilnym. Podpis elektroniczny w komórce mogą mieć zarówno osoby korzystające z systemu operacyjnego Android, jak i iOS. Takie rozwiązanie ma oczywiście dokładnie taką samą moc prawną jak złożony z poziomu komputera.

Cena podpisu elektronicznego

Certyfikowane przez administrację państwową firmy wydające podpisy elektroniczne prowadzą zwykłą działalność komercyjną. A więc za możliwość korzystania z cyfrowego podpisu będzie trzeba zapłacić. Ile kosztuje certyfikat kwalifikowany? Wszystko zależy od tego, na jaki rodzaj usługi się zdecydujesz. Najprostsze zestawy potrzebne do korzystania z podpisu elektronicznego kosztują od około 200 do ponad 300 złotych za okres od jednego roku do dwóch lat. Czas ten możesz potem przedłużyć. Więcej zapłacisz, jeżeli będziesz korzystać dodatkowo z tzw. znaczników czasu, czyli „elektronicznych pieczątek” pokazujących wiarygodną datę i czas wygenerowania dokumentu elektronicznego. Takie znaczniki najczęściej rozlicza się w zależności od liczby ich użycia w skali miesiąca. Dla małej firmy cena za podpis kwalifikowany to około 20-50 złotych miesięcznie. W przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw, generujących tysiące dokumentów, koszt certyfikatu kwalifikowanego będzie dużo wyższy.

Bezpieczny podpis elektroniczny

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny? Najkrócej mówiąc – tak. Jak podkreślają urzędnicy, a także eksperci zajmujący się podpisem elektronicznym i ochroną danych, o wiele łatwiej jest np. podrobić podpis składany ręcznie niż certyfikat uwiarygodniający dokument w wersji elektronicznej. Trzeba jednak pamiętać o zachowaniu podstawowych zasad bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o korzystanie z sieci internetowej. Można to porównać do korzystania z bankowości elektronicznej, w której podstawową zasadą bezpieczeństwa jest to, aby nie udostępniać nikomu danych, które mogłyby pomóc np. w dostaniu się na konto i wykonaniu przelewu.

Oczywiście w zależności od zaawansowania technologicznego danego rozwiązania podpis elektroniczny może być właściwie nie do sfałszowania. Tak jak pisaliśmy, najbardziej bezpieczny podpis elektroniczny to ten, który wykorzystuje certyfikat kwalifikowany.

Chcesz kolejnej porcji wiedzy? Przeczytaj artykuł o koncie firmowym, w którym odpowiadamy na pytanie czy jest konieczne i czym się różni od konta osobistego.