Autor: Firmowi.pl
Z tego tekstu dowiesz się:
- Czym jest i do czego służy podpis elektroniczny?
- Jak go uzyskać?
- Na co uważać, decydując się na korzystanie z niego?
Umowy, pisma do urzędów, faktury elektroniczne – te wszystkie dokumenty możesz podpisywać już nie tylko własnoręcznie, ale również za pomocą podpisu elektronicznego. To dość wygodne rozwiązanie dla osób, które chcą zaoszczędzić czas i przesyłać ważne dokumenty przez internet. Certyfikat kwalifikowany, podpis kwalifikowany, karta kryptograficzna, kwalifikowany znacznik czasu – tego typu nazewnictwo może początkowo odstraszyć osobę, która rozważa korzystanie z podpisu elektronicznego. Niesłusznie. Bezpieczny podpis elektroniczny to rozwiązanie bardzo proste – oczywiście pod warunkiem zachowania podstawowych zasad ostrożności w internecie.
Co to jest podpis elektroniczny?
Przedsiębiorcy, a także osoby indywidualne, mają w Polsce możliwość korzystania z podpisu elektronicznego. Jedną z jego najważniejszych zalet jest to, że posiadacz takiego podpisu nie musi już własnoręcznie sygnować dokumentów. Robi to za niego system elektroniczny. Nie chodzi tu jednak o zwykły skan własnoręcznego podpisu (który potem z łatwością można powielić), ale o specjalny cyfrowy kod, który jest przypisany tylko jego właścicielowi. Jak sama nazwa wskazuje, podpis jest elektroniczny, a więc nie ma nic wspólnego z jakimkolwiek znakiem, który byłby zauważalny w wersji wydrukowanej.
Podpis elektroniczny a podpis kwalifikowany
Aby zweryfikować autentyczność dokumentu, odbiorca musi dostać jego wersję elektroniczną, a w razie jakiegokolwiek sporu (np. przed sądem) o weryfikację może zostać poproszona „trzecia strona”, a więc firma certyfikująca podpisy, o czym przeczytasz poniżej. Nie oznacza to, że podpis elektroniczny jest wymagany w przypadku faktury elektronicznej. Prawo dopuszcza wysyłanie jej bez podpisu elektronicznego. Jego obecność zwiększa jednak bezpieczeństwo, bo uniemożliwia jakiekolwiek ingerencje nieupoważnionych osób. Trzeba w tym miejscu wspomnieć, że przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę bez żadnego podpisu. Prawnicy zwracają jednak uwagę, że o ile takiego obowiązku nie ma, to w praktyce faktura podpisana ma większą wiarygodność np. przed sądem.
W tym miejscu warto wprowadzić rozróżnienie. Podpis elektroniczny może mieć różny „poziom” bezpieczeństwa. Jego najbardziej zaawansowanym technologicznie wariantem jest tzw. podpis kwalifikowany. Wykorzystuje on tzw. certyfikat kwalifikowany, wydawany wyłącznie przez podmioty spełniające określone prawem wymagania dotyczące m.in. bezpieczeństwa technicznego. Aby więc uzyskać podpis kwalifikowany, należy złożyć zamówienie u jednej z takich firm.