Autor: Witold Rapczyński księgowy i właściciel Biura Rachunkowego PITCOM

E-faktura – co to właściwie jest?

E-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana to elektroniczna forma faktury, która zastępuje tradycyjne dokumenty papierowe. W przeciwieństwie do faktur w formie papierowej e-faktury są generowane, przesyłane i przechowywane w formie cyfrowej.

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która posiada ustrukturyzowany format XML, zamiast tradycyjnego formatu PDF. Oznacza to, że informacje są zapisywane zgodnie z określonym standardem, który określa kategorie danych obowiązkowych na fakturze, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży czy kwota.

W kontekście prawnym faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który posiada unikalny numer identyfikacyjny przydzielony przez ten system. Mimo, że możliwość elektronicznego wystawiania i odbierania faktur istnieje w Polsce od 2005 roku, dopiero teraz ten proces został ustandaryzowany. Dlatego e-faktury nie należy mylić z fakturą elektroniczną jaką znaliśmy dotychczas. Faktura ustrukturyzowana może zostać zwizualizowana w formacie PDF. Jednak musi zawierać kod QR służący do weryfikacji czy została wystawiona w KSeF.

Co zawiera e-Faktura w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana zgodnie z KSeF, podlega konkretnym zasadom:

1. Określony wzór – faktura powinna zawierać te same elementy, określone w ustawie o VAT, jakie zawiera faktura papierowa. Wzór e-Faktury (tzw. struktura logiczna) został określony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów.
2. Numer KSeF – każda e-faktura musi mieć indywidualny numer KSeF, generowany przez system online. To odrębny numer od tego, który firma nadaje swoim fakturom.
3. Ważność po uzyskaniu kodu autoryzacji – faktura staje się ważna po uzyskaniu kodu autoryzacji (kodu KSeF). Datą wystawienia staje się moment przesłania faktury do KSeF, a nie data, którą firma nadała fakturze.
4. Zakaz wystawiania faktur z datą wsteczną – KSeF nie akceptuje faktur z datą wsteczną. Faktury muszą być wystawiane zgodnie z datą przekazania ich do systemu.
5. Kary za brak zastosowania się do KSeF – firmy, które nie wdrożą KSeF, podlegają karze pieniężnej. Wysokość kary może wynieść do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Obowiązkowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF obejmie:

• dostawy krajowe,
• świadczenie usług na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów,
• eksport towarów,
• świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podlegających odwrotnemu obciążeniu),
• otrzymanie zaliczek na poczet wykonania ww. świadczeń,
• wystawianie faktur korygujących,
• wystawianie faktur w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy, nawet zagranicznego,
• wystawianie faktur przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione (od 1.01.2025 r.).

Jakie faktury będą mogły być wystawiane poza KSeF?

• faktury na rzecz konsumentów,
• faktury wewnętrzne,
• pro-formy,
• załączniki,
• noty księgowe / rachunki,
• e-faktury na rzecz kontrahentów zagranicznych (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza KSeF),
• e-faktury dotyczące transakcji, dla których miejsce świadczenia jest poza Polską (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza KSeF),

Jakie dokumenty znikną?

• noty korygujące,
• faktury uproszczone, tj. paragony z NIP do kwoty 450 zł,
• faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych.

Zalety e-faktury

E-faktury to wiele korzyści dla przedsiębiorców, przede wszystkim zwiększają efektywność i oszczędzają czas, dzięki automatyzacji procesu wymiany dokumentów finansowych. Korzystanie z e-faktur jest zgodne z globalnym trendem digitalizacji, co sprawia, że Polska podąża śladem europejskich stolic, dostosowując się do nowoczesnych standardów biznesowych i ekologicznych.

Główne zalety faktur elektronicznych to:

• Szybkość i efektywność – e-faktura eliminuje konieczność fizycznego przekazywania dokumentów, co przekłada się na błyskawiczne przetwarzanie i dostarczanie faktur.
• Zmniejszenie kosztów – brak potrzeby drukowania, wysyłania pocztą czy przechowywania fizycznych dokumentów znacząco redukuje koszty operacyjne związane z obsługą faktur.
• Ślad elektroniczny – każda transakcja jest rejestrowana w postaci elektronicznej, co ułatwia audyt, monitorowanie płatności i przestrzeganie przepisów podatkowych.
• Łatwiejsze przekazywanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów – wszystkie faktury pozostają w jednym miejscu, do którego przedsiębiorca ma stały dostęp.
• Większe bezpieczeństwo – są one przechowywane w zabezpieczonych systemach informatycznych, eliminując ryzyko utraty lub uszkodzenia fizycznych dokumentów, chronią także przez fałszywymi fakturami od kontrahentów.
• Lepsza kontrola finansów – faktury elektroniczne pozwalają na lepszą kontrolę nad procesem, od momentu ich utworzenia aż do momentu uregulowania płatności.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to bez wątpienia przełomowy krok w kierunku digitalizacji i usprawnienia procesów finansowych. Firmy muszą jednak bacznie przygotować się na nadchodzące zmiany, przestrzegając harmonogramu wdrożenia oraz dostosowując swoje procedury do nowych wymogów. Kluczowa jest świadomość i wcześniejsze przygotowanie, aby uniknąć ewentualnych kar i utrzymać płynność operacyjną.