Z tego tekstu dowiesz się: 

• O czym trzeba pamiętać, gdy prowadzisz księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej 

• Jakie są zalety księgowości online 

 

Osób, które decydują się założyć jednoosobową działalność gospodarczą, przybywa z każdym rokiem. Ten artykuł kierujemy do wszystkich tych, którzy mają ambicję stać się dla siebie nie tylko własnymi szefami i szefowymi, ale i księgowymi. Osoby, które decydują się samodzielnie prowadzić księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej mogą znacząco ograniczyć miesięczne koszty związane z prowadzeniem firmy. Wystarczy dobry program księgowy, znajomość podstaw księgowości i przepisów podatkowych, a także ogólna wiedza dotycząca prowadzenia działalności gospodarczej. Na dodatek, nie trzeba posiadać jakichkolwiek certyfikatów czy zezwoleń. Przeczytaj nasz artykuł i przekonaj się, że prowadzenie księgowości na własną rękę naprawdę nie musi być problemem. 

 

Samodzielna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej – wstępne formalności 

We wniosku rejestracyjnym firmy CEIDG-1, znajdują się dwa pola, które wprost odnoszą się do kwestii związanych z księgowością. To dane podmiotu prowadzącego księgowość firmy, a także adres, pod którym podmiot będzie przechowywać dokumentację rachunkową. Przedsiębiorca, który zamierza zajmować się księgowością samodzielnie, może pozostawić te pozycje formularza puste lub wpisać w nie dane swojej firmy. Osoby, które korzystały z usług biura rachunkowego, i to jego dane podawały we wniosku, muszą bezpłatnie zaktualizować wpis do CEIDG. Trzeba tylko pamiętać, aby dokonać aktualizacji w terminie 7 dni od momentu zmiany. 

  

Obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej 

To, jakim dokładnie obowiązkom będzie podlegał przedsiębiorca, zależy przede wszystkim od wybranej przez niego formy opodatkowania. Ryczałt ewidencjonowany obliguje do księgowania przychodów firmy. Podatkowa księga przychodów i rozchodów – do ewidencjonowania sprzedaży i wydatków przedsiębiorstwa. Osoba rozliczająca swoją działalność na uproszczonych zasadach musi także prowadzić m.in.: 

• rejestry VAT (o ile jest czynnym podatnikiem VAT) 

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dotyczy zakupów o wartości powyżej 10 tys. zł)  

• ewidencję przebiegu pojazdu, gdy samochód wykorzystywany jest na cele działalności  

Oczywiście prowadzenie działalności gospodarczej, to także terminowe wywiązywanie się z obowiązków o charakterze podatkowym i odpowiednie przechowywanie dokumentacji księgowo-finansowej. Te wyliczenia nie pozostawiają wątpliwości, że kwestii o które musi zadbać przedsiębiorca jest naprawdę sporo. 

 

Program księgowy – nieoceniona pomoc 

Bez wsparcia odpowiedniego programu księgowego, samodzielne prowadzenie księgowości będzie nie tylko trudne, ale i ryzykowne. Nawet sumiennemu i dobrze zaznajomionemu z rachunkowością przedsiębiorcy, może przytrafić się jakieś niedopatrzenie czy błąd. Może on , skutkować niepotrzebnym stresem, a w skrajnym wypadku – poniesieniem dotkliwych konsekwencji finansowych. Dlatego też „samodzielnym” przedsiębiorcom zaleca się skorzystanie z aplikacji, bądź narzędzia online (takiego jak mOrganizer finansów). Zautomatyzuje ono procesy księgowe i zapewni pewność co do prawidłowości rozliczeń. W przypadku mOrganizera finansów – produktu łączącego zalety konta bankowego i modułu księgowego – rola przedsiębiorcy sprowadza się niemal wyłącznie do wystawiania i wprowadzania do systemu dokumentów księgowych. Na ich podstawie program prowadzi księgi i ewidencje, automatycznie wylicza kwoty podatków do zapłacenia, a także generuje deklaracje podatkowe, które można od razu przesłać do urzędu. Co ważne, przedsiębiorca ma tutaj ponadto zapewnione: całodobowy dostęp do wszystkich dokumentów firmowych, możliwość wykonywania przelewów podatkowych za pomocą jednego kliknięcia, czy wystawiania faktur. W razie potrzeby może też skorzystać z mKsięgowości (Komfort lub Premium), zapewniającego kompleksowe wsparcie internetowego biura rachunkowego. 

 

Jak przygotować program księgowy do pracy 

Pierwszym krokiem, jaki trzeba wykonać, jest odpowiednia konfiguracja programu księgowego. Zajmuje to krótką chwilę, a korzyści z tego tytułu będą odczuwalne przez cały okres samodzielnego prowadzenia księgowości. Większość programów księgowych wymaga wprowadzenia informacji: 

• dotyczących przedsiębiorcy oraz prowadzonej przez niego firmy (m.in. imię i nazwisko, adres, REGON, NIP, itp.) 

• o wybranej formie opodatkowania i okresie rozliczania podatków (miesięczny bądź kwartalny) 

• o rodzaju płaconego ZUS-u (pełna składka ZUS bądź preferencyjna, z ubezpieczeniem chorobowym czy bez, itp.) 

• o posiadanych pojazdach firmowych i innych środkach trwałych 

• dotyczących KPiR oraz VAT (podaje się zapisy z ostatniej strony księgi i z ostatniej deklaracji VAT) 

 

Fakturowanie elektroniczne – sposób na łatwe dokumentowanie przychodów 

Na jakie korzyści mogą liczyć przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w firmie fakturowanie elektroniczne? Łatwy dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, oszczędność czasu, a także redukcja kosztów to tylko niektóre z nich. Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że korzystanie z elektronicznego wystawiania i obsługi faktur wiążę się z kilkoma istotnymi zasadami. Przede wszystkim każda faktura dokumentująca sprzedaż musi być zapisana w programie. Mowa tutaj zarówno o dokumentach wystawianych za jego pośrednictwem, jak i tych, które są do niego osobno wprowadzane. Nie można również zapominać, że dany przychód powinien być rozliczony w dacie dostarczenia produktów bądź zrealizowania usługi.  

 

Rozliczenie miesiąca księgowego w jednoosobowej działalności gospodarczej. 

Dla przedsiębiorcy, który prowadzi księgowość samodzielnie, ważnym momentem jest zwłaszcza dzień rozliczenia danego miesiąca lub kwartału. Wówczas musi on zadbać o wykonanie kilku czynności, które pozwolą prawidłowo rozliczyć się z urzędami. Należą do nich: 

• wprowadzanie do programu wszystkich kosztów 

• wydrukowanie księgi przychodów i rozchodów 

• zapłata podatków 

• odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (nie później niż do 20. dnia kolejnego miesiąca) 

• opłacenie składki ZUS (nie później niż do 20 dnia kolejnego miesiąca, o ile przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników) 

• odprowadzenie podatku VAT i złożenie deklaracji VAT_JPK (nie później niż do 25. dnia kolejnego miesiąca) 

Rozliczenie danego kwartału bądź miesiąca można przeprowadzić właściwie w dowolnym dniu, poprzedzającym termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy. Upływa on 20. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie 

 

Co jeszcze warto wiedzieć? 

W przypadku niewielkiej i niezbyt skomplikowanej działalności gospodarczej, prowadzenie księgowości naprawdę nie będzie trudne. W tym kontekście ważny jest jednak wybór dobrego programu księgowego, który zapewni łatwe i wygodne załatwianie wszelkich spraw księgowo-finansowych firmy. Te osoby, które mimo wszystko nie chcą zajmować się kwestiami księgowymi samodzielnie, mogą skorzystać z pomocy internetowego biura rachunkowego. Takie rozwiązanie jest stosunkowo niedrogie, a przy tym zdejmuje z przedsiębiorcy ciężar odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia z urzędami.