VAT to podatek, który stanowi główne źródło dochodów budżetu państwa. 

VAT jest powszechnym podatkiem obrotowym. Dotyczy każdego etapu produkcji i dystrybucji towarów i usług, obciążając tzw. wartość dodaną. Stąd zresztą pochodzi skrót VAT, czyli Value Added Tax. To różnica pomiędzy VAT uzyskanym ze sprzedaży towarów klientom (podatek należny), a VAT zapłaconym przy zakupie towarów (podatek naliczony). Nie jest płacony bezpośrednio w urzędzie skarbowym, ale podczas kupna dobra lub usługi zawiera się w jego cenie. 

Aby VAT nie stał się narzędziem utrudniającym swobodny przepływ towarów w ramach UE, istnieją zasady regulujące ten podatek:  

• neutralność, powszechność, zasada unikania podwójnego opodatkowania oraz braku opodatkowania, zasada zachowania konkurencji.  

Unormowanie tego podatku VAT sprawia, że każdy podatnik VAT ma takie same szanse rozwoju swego biznesu. Ułatwia też sprzedaż własnych towarów i usług. 

 

Od czego zależy wysokość VAT? 

Wysokość podatku VAT uzależniona jest przede wszystkim od jego stawki. W Polsce podstawową stawką VAT jest stawka 23%. Pozostałe to:  

• 8% (m.in. remont, modernizacja), 

• 5% (podstawowe towary żywnościowe, książki oraz czasopisma specjalistyczne), 

• 0% (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz eksport), 

• 7% (stawka zryczałtowanego zwrotu podatku). 

Prawo pozwala podatnikom na wybór – jeśli chcą, mogą zazwyczaj skorzystać z przysługującego im zwolnienia z podatku VAT. 

 

Kiedy warto mieć status vatowca? 

Będąc przedsiębiorcą możesz, ale nie musisz być czynnym płatnikiem podatku VAT, czyli tzw. vatowcem. Zobowiązanie do bycia VATowcem, pojawia się dopiero od momentu, gdy roczne obroty Twojej firmy przekraczają 200 000 zł. Wtedy musisz złożyć we właściwym urzędzie skarbowym zgłoszenie na formularzu VAT-R. 

Polskie prawo daje podatnikom wybór i mogą oni zazwyczaj skorzystać z przysługującego im zwolnienia podmiotowego. 

Nie masz go, gdy prowadzisz działalność zwolnioną przedmiotowo. Jaka to działalność? Na przykład: 

• usługi transportu sanitarnego, opieki medycznej, 

• zawód psychologa, doradcy ubezpieczeniowego czy nauczyciela języków obcych, 

 

Jest też wiele czynności, które przeciwnie – są co do zasady opodatkowane.  

Nie możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, gdy np.: 

• świadczysz usługi prawnicze, większość doradczych, jubilerskie,  

• zajmujesz się dostawami m.in. towarów określonych w załączniku nr 12 do ustawy VAT, nowych środków transportu, towarów opodatkowanych akcyzą (wyłączając wyroby tytoniowe, samochody osobowe i energię elektryczną) 

• albo Twoja działalność gospodarcza nie ma siedziby na terenach Polski.  

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o limicie VAT. 

  

Na ogół nie opłaca się zostawać vatowcem, kiedy Twoimi klientami będą głównie osoby indywidualne, niepłacące VAT-u. Nie jest to też polecane gdy wykonujesz wolny zawód (np. lekarz, architekt, nauczyciel). W tym przypadku Twój odbiorca zapłaci wyższą cenę za twoje usługi ponieważ doliczysz do niej wartość VAT. Na bycie płatnikami VAT decydują się przedsiębiorcy, którzy np. dopiero rozkręcają swój biznes i muszą kupić wiele niezbędnych sprzętów. Korzystają wtedy bardzo na odliczeniach za faktury kosztowe.  

 

Decyzja o byciu płatnikiem VAT, a odliczenia za faktury kosztowe 

Podjęcie decyzji o zostaniu czynnym płatnikiem VAT oznacza często wymierną korzyść finansową dla przedsiębiorcy. Zmniejsza bowiem znacząco jego koszty.  

 

Przykład 1. Zajmujesz się projektowaniem stron internetowych. W lipcu 2024 udało Ci się osiągnąć przychody w wysokości 18450 złotych brutto. Dodatkowo zakupiłeś/aś laptop za 6150 zł brutto. W związku z tym, że jest to zakup związany z działalnością opodatkowaną masz możliwość odliczenia w deklaracji vat, kwotę vat z faktur. Zmniejszy to Twoje zobowiązanie o 1150 złotych. W związku z tym zakupem zamiast zapłacić do urzędu kwotę 3450 złotych, zapłacisz 2300 złotych.

 

Przykład 2. Prowadzisz kawiarnię. W lipcu 2024 udało Ci się osiągnąć przychód 14760 złotych brutto. Dodatkowo zakupiłeś/aś ekspres do kawy za 4920 zł brutto. W związku z tym, że jest to zakup związany z działalnością opodatkowaną, masz możliwość odliczenia w deklaracji vat kwotę vat z faktury. Zmniejszy to Twoje zobowiązanie do zapłaty o 920 złotych. W związku z tym zakupem zamiast zapłacić do urzędu kwotę 2760 złotych, zapłacisz 1840 złotych.

  

Bycie vatowcem wybierają również osoby, które: 

• zamierzają głównie współpracować z firmami będącymi też płatnikami VAT, 

• wiedzą, że będą ponosić wysokie koszty prowadzenia działalności 

• świadczą bądź zamierzają świadczyć usługi firmom zagranicznym. Przeczytaj więcej o numerze VAT UE i rozliczeniach międzynarodowych  

• sprzedają artykuły lub świadczą usługi o niższej stawce VAT, niż produkty, które mogą zaliczyć do kosztów. 

 

Jak się zarejestrować i zostać płatnikiem VAT? 

Decyzja podjęta – chcesz się zarejestrować. By to zrobić musisz udać się do właściwego dla swojego miejsca zamieszkania (osoby fizyczne) lub siedziby firmy (spółki) urzędu skarbowego. Tam składasz odpowiedni formularz, czyli deklarację VAT-R. Rejestracja jest wolna od opłaty skarbowej. Otrzymasz pismo VAT-5, stanowiące urzędowe potwierdzenie rejestracji płatnika VAT.  

Gdy zamierzasz zrezygnować ze zwolnienia z VAT, musisz złożyć w urzędzie skarbowym aktualizację deklaracji VAT-R przed początkiem miesiąca, w którym chcesz zrezygnować ze zwolnienia. Powrócić do zwolnienia podmiotowego z VAT możesz dopiero po 12 miesiącach bycia czynnym podatnikiem. Aby wrócić do zwoleninia, musisz wprowadzić aktualizację na formularzu VAT-R. Wtedy zmieni się w nim status podatnika z podatnika VAT czynnego na podatnika VAT zwolnionego. Więcej informacji na temat potrzebnych dokumentów znajdziesz na stronie biznes.gov.pl 

 

Prawa i obowiązki vatowca 

Gdy decydujesz się na VAT, możesz korzystać z prawa do odliczania podatku naliczonego od dokonywanych zakupów towarów i usług w związku z prowadzoną działalnością. Równocześnie nakłada to na Ciebie dodatkowe obowiązki, takie jak prowadzenie szczegółowych ewidencji. Jako podatnik VAT musisz prowadzić rejestry zakupu oraz sprzedaży VAT. Na ich podstawie na koniec okresu rozliczeniowego (miesięcznego bądź kwartalnego) sporządzasz deklarację VAT, w której wykażesz podatek należny i naliczony.  

Jeżeli podatek należny okaże się wyższy niż naliczony, zobowiązany jesteś zapłacić różnicę w terminie, w którym składasz deklarację – maksymalnie do 25. dnia miesiąca następującego po okresie, za który się rozliczasz. Natomiast, gdy podatek VAT naliczony jest wyższy niż podatek VAT należny, masz dwie możliwości: przenieść kwotę nadwyżki na następny okres rozliczeniowy lub zadeklarować chęć uzyskania zwrotu nadwyżki. W mBanku pomoże Ci w tym księgowa. 

 

Biała lista VAT 

Biała lista VAT to wykaz podatników VAT. Dzięki niej przedsiębiorcy otrzymują dostęp do danych, za pomocą których będą mogli łatwo zweryfikować kontrahenta. Dowiedz się więcej o białej liście VAT i o tym, jak z niej korzystać.

 

Podatek VAT samodzielnie może być wyzwaniem 

Pamiętaj, jeśli wybierzesz zwolnienie podmiotowe z VAT, pilnuj limitu kwoty, od której musisz stać się czynnym podatnikiem VAT i płacić podatek. Rozliczenie podatku VAT może być trudne, jednak współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym to gwarantowane wsparcie w tym temacie. Zawsze możesz skorzystać ze wsparcia doświadczonych księgowych z Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR). Biura księgowe mają zawsze aktualną wiedzę, są wsparciem w skomplikowanych przepisach rachunkowych, pomogą w comiesięcznych rozliczeniach oraz przypilnują terminowych płatności do urzędów.