System kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych mBanku

System kontroli wewnętrznej obejmuje:

• funkcję kontroli mającą za zadanie zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych dotyczących w szczególności zarządzania ryzykiem w banku, która obejmuje stanowiska, grupy ludzi lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych tej funkcji,
• komórkę do spraw zgodności (Departament Compliance) mającą za zadanie identyfikację, ocenę, kontrolę i monitorowanie ryzyka braku zgodności działalności banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi oraz przedstawianie raportów w tym zakresie,
• niezależną komórkę audytu wewnętrznego (Departament Audytu Wewnętrznego) mającą za zadanie badanie i ocenę, w sposób niezależny i obiektywny, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, z wyłączeniem komórki audytu wewnętrznego.

Funkcja kontroli jest elementem systemu kontroli wewnętrznej, na który składają się wszystkie mechanizmy kontrolne w procesach funkcjonujących w banku, niezależne monitorowanie przestrzegania tych mechanizmów kontrolnych oraz raportowanie na ten temat.

Funkcja kontroli opiera się na następujących zasadach:

• zapewnienia dostępu do istotnych, prawdziwych, aktualnych i kompletnych informacji przez osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji;
• zorganizowania i utrzymywania adekwatnych do prowadzonej działalności systemów informatycznych, które zapewniają właściwe przechowywanie i przetwarzanie danych, ułatwiają ocenę i monitorowanie poszczególnych rodzajów ryzyka oraz generowanie informacji użytecznych przy podejmowaniu decyzji;
• ustalenia zasad przepływu informacji w celu zapewnienia, że odpowiednie informacje trafiają do właściwych adresatów.

Proces przygotowywania danych finansowych na potrzeby sprawozdawczości jest zautomatyzowany i oparty na danych księgowych banku. Przygotowanie danych w systemach źródłowych podlega sformalizowanym procedurom operacyjnym i akceptacyjnym. Tworzenie zbioru sald księgowych w oparciu o system ksiąg głównych banku odbywa się w ramach procesu, który obejmuje odpowiednie mechanizmy i kontrole wewnętrzne. Mechanizmy te polegają m.in. na stosowaniu weryfikacji i rekoncyliacji danych sprawozdawczych z księgami rachunkowymi, analitycznymi i innymi dokumentami, które są podstawą sporządzania sprawozdań finansowych oraz z obowiązującymi przepisami w zakresie zasad rachunkowości i sporządzania sprawozdań finansowych. Specjalnej kontroli podlegają korekty manualne. W sposób ciągły monitorujemy zmiany w przepisach i regulacjach zewnętrznych związanych ze sporządzaniem sprawozdań oraz na bieżąco aktualizujemy wewnętrzne regulacje i w razie potrzeby dostosowujemy systemy informatyczne.

W procesie monitorowania ryzyka operacyjnego, występującego przy sporządzaniu sprawozdań finansowych w banku, wdrożyliśmy mechanizmy, które w skuteczny sposób zapewniają bezpieczeństwo systemów informatycznych. Posiadamy awaryjny plan ciągłości działania, który obejmuje również systemy informatyczne wykorzystywane w procesie sporządzania sprawozdań finansowych.

Przygotowaniem sprawozdań finansowych mBanku i Grupy zajmuje się Departament Sprawozdawczości Finansowej. Sprawozdania skonsolidowane sporządzamy w oparciu o dane przesyłane przez spółki Grupy. Departament Sprawozdawczości Finansowej monitoruje pakiety sprawozdawczości sporządzane w spółkach zależnych pod względem prawidłowości, kompletności i spójności danych.

Departament Rachunkowości kontroluje spójność i kompletność ksiąg banku oraz administruje wzorcowym planem kont. Oba departamenty podlegają Wiceprezesowi Zarządu Banku ds. Finansów.

Sprawozdanie finansowe jest przekazywane Zarządowi mBanku w celu weryfikacji. Komisja ds. Audytu Rady Nadzorczej otrzymuje kwartalne raporty finansowe przed ich publikacją. Komisja, po konsultacjach z audytorem zewnętrznym i członkami Zarządu, rekomenduje Radzie Nadzorczej przyjęcie lub odrzucenie rocznego sprawozdania finansowego.

Roczne i półroczne sprawozdania finansowe mBanku podlegają odpowiednio niezależnemu badaniu i przeglądowi przez biegłego rewidenta. Wybór biegłego rewidenta banku wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia. Opinię odnośnie wyboru biegłego rewidenta wydaje Komisja ds. Audytu Rady Nadzorczej. W spółkach zależnych, decyzje o wyborze biegłego rewidenta podejmują rady nadzorcze.

Procedury współpracy mBanku z audytorem zewnętrznym zapewniają konsultowanie na bieżąco istotnych kwestii związanych z ujmowaniem zdarzeń ekonomicznych w księgach i sprawozdaniach finansowych.

Dążenie do zapewnienia najwyższych standardów sprawozdań finansowych znajduje odzwierciedlenie w wysokiej jakości naszej sprawozdawczości. W konkursie „The Best Annual Report 2018″, organizowanym przez Instytut Rachunkowości i Podatków (IRiP) i rozstrzygniętym w październiku 2019 roku, po raz siódmy z rzędu otrzymaliśmy prestiżowe wyróżnienie „The Best of the Best” za najlepszy raport roczny w kategorii instytucji finansowych. Ponadto otrzymaliśmy, przyznawane w 2019 roku po raz pierwszy, wyróżnienie za najlepsze Oświadczenie o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego.

Przestrzegamy zasady rotacji biegłego rewidenta. XXXI Zwyczajne Walne Zgromadzenie mBanku S.A. 12 kwietnia 2018 roku dokonało wyboru firmy Ernst & Young Audyt Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa jako audytora do badania sprawozdań finansowych mBanku S.A. oraz skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy mBanku S.A. za lata 2018-2019. Podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych za lata 2016 i 2017, z którym mBank S.A. zawarł umowę, była PricewaterhauseCoopers Sp. z o.o.

Umowa o przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego mBanku S.A. i skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy mBanku S.A. została zawarta w dniu 19 czerwca 2018 roku.

Łączna wysokość wynagrodzenia wypłaconego Ernst & Young Audyt Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z tytułu badania i przeglądu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego mBanku S.A. wyniosła w 2019 roku 2 785 tys. zł brutto.

Łączna wysokość pozostałego wynagrodzenia wypłaconego Ernst & Young Audyt Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z tytułu świadczenia innych usług na rzecz mBanku S.A. wyniosła w 2019 roku 754 tys. zł brutto.

Poniżej przedstawiono listę usług niebędących badaniem rocznych sprawozdań finansowych, jakie Ernst & Young Audyt Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. świadczyła na rzecz Grupy mBanku S.A. w 2019 roku.

1. Przegląd jednostkowego śródrocznego sprawozdania finansowego mBanku S.A. i skonsolidowanego śródrocznego sprawozdania finansowego Grupy mBanku S.A. na dzień i za okres 6 miesięcy zakończony 30 czerwca 2019 roku.
2. Przegląd pakietu konsolidacyjnego mBanku S.A. dla Commerzbanku AG na dzień i za okres 3 miesięcy zakończony 31 marca 2019 roku, 6 miesięcy zakończony 30 czerwca 2019 roku oraz 9 miesięcy zakończony 30 września 2019 roku.
3. Badanie pakietu konsolidacyjnego mBanku S.A dla Commerzbanku AG na dzień i za rok zakończony 31 grudnia 2019 roku.
4. Weryfikacja dokumentu ujawnień odnośnie adekwatności kapitałowej oraz zmiennych składników wynagrodzeń Grupy mBanku S.A. na dzień 30 czerwca 2019 roku oraz 31 grudnia 2019 roku.
5. Ocena wypełniania wymogów w zakresie przechowywania aktywów klientów mBanku S.A. za 2019 rok.
6. Usługi związane z weryfikacją prospektu dla mBanku S.A.
7. Usługi związane z weryfikacją prospektu dla mBanku Hipotecznego S.A.
8. Przegląd śródrocznych sprawozdań finansowych 2 spółek zależnych na dzień i za okres 6 miesięcy zakończony 30 czerwca 2019 roku.
9. Badanie pakietu konsolidacyjnego 1 spółki zależnej dla mBanku S.A. na dzień i za rok zakończony 31 grudnia 2019 roku.
10. Wykonanie specyficznych procedur badania na pakiecie konsolidacyjnym 1 spółki zależnej oraz przegląd pakietów konsolidacyjnych 2 spółek zależnych dla mBanku S.A. na dzień i za rok zakończony 31 grudnia 2019 roku.
11. Przegląd pakietów konsolidacyjnych 3 spółek zależnych dla mBanku S.A. na dzień i za okres 6 miesięcy zakończony 30 czerwca 2019 roku.
12. Wykonanie specyficznych procedur badania na pakiecie konsolidacyjnym 1 spółki zależnej oraz przegląd pakietów konsolidacyjnych 2 spółek zależnych dla Commerzbanku AG na dzień i za rok zakończony 31 grudnia 2019 roku.