Wybór odpowiedniej formy prowadzenia księgowości to jeden z najpoważniejszych dylematów, przed jakim musi stanąć każdy początkujący przedsiębiorca. Sprawy nie ułatwia fakt, że decyzję w tym zakresie trzeba podjąć jeszcze przed rejestracją działalności, a więc na długo przed tym zanim biznes zacznie przynosić realne dochody. Mikro i małych przedsiębiorców powinna zainteresować księgowość uproszczona, zwana także małą księgowością – rozwiązanie bazujące na prostych zasadach, a przy tym niewymagające posiłkowania się żadnymi skomplikowanymi narzędziami analityczno-finansowymi. W niniejszym artykule omawiamy najważniejsze kwestie związane z tym sposobem prowadzenia rozliczeń, a także wskazujemy główne powody, dla których skorzystanie z niego może okazać się najlepszym rozwiązaniem.

Czym właściwie jest księgowość uproszczona?

Mówiąc w największym skrócie, księgowość uproszczona to zbiór prostych zasad dotyczących procedury gromadzenia danych finansowych, dzięki którym niewielkie podmioty gospodarcze mogą w łatwy sposób obliczyć swoje zobowiązania podatkowe. Utworzenie takiej formy rozliczeń zostało podyktowane przede wszystkim względami praktycznymi. Dla drobnych przedsiębiorstw, skomplikowana i kosztowna pełna księgowość stanowiłaby bowiem jedynie zbędny luksus, który generowałby więcej problemów niż wymiernych korzyści. Pytanie tylko, jakie właściwie warunki musi spełniać przedsiębiorca, by móc rozliczać się w uproszczony sposób?

Kto może prowadzić księgowość uproszczoną?

Z księgowości uproszczonej mogą korzystać osoby fizyczne, spółdzielnie socjalne, a także spółki osób fizycznych: cywilne, jawne i partnerskie – o ile uzyskane przez nie przychody z tytułu sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły w poprzednim roku obrotowym mniej niż 1,2 mln euro. Podmioty spełniające to kryterium mogą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli innymi słowy – stosować uproszczoną formę ewidencji operacji gospodarczych. Natomiast przekroczenie wspomnianego progu skutkuje utratą prawa do korzystania z małej księgowości – i zarazem powstaniem obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości).

Formy rozliczania działalności w uproszczony sposób

W praktyce, pojęcie księgowości uproszczonej odnosi się nie do jednej, lecz trzech różnych form rozliczania działalności (sposobów opodatkowania). Należą do nich:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów,
- ryczałt ewidencjonowany,
- karta podatkowa.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to najprostsza i najpopularniejsza – zwłaszcza  wśród firm jednoosobowych – forma opodatkowania. Polega ona na tym, że przedsiębiorca płaci podatek od kwoty wypracowanego dochodu, który może być obliczany albo na zasadach ogólnych (w oparciu o stawki: 18% i 32%) albo przy zastosowaniu stawki liniowej, równej 19%. Warto zwrócić tutaj uwagę na fakt, że firmy korzystające z takiego sposobu prowadzenia rozliczeń nie są zobowiązane płacić podatku za okresy, w których nie wygenerowały żadnych zysków.

Ryczałt ewidencjonowany to rozwiązanie obwarowane licznymi ograniczeniami, a co za tym idzie – dla wielu przedsiębiorców po prostu niedostępne. Jego istota polega na tym, że podatek jest obliczany wyłącznie na podstawie uzyskiwanych przychodów (z pominięciem kosztów), co można potraktować zarówno jako wadę, jak i zaletę. Z jednej strony zobowiązanie podatkowe powstaje bowiem nawet w przypadku wystąpienia straty, z drugiej zaś – dzięki temu, że stawki ryczałtu są zdecydowanie niższe niż standardowe stawki podatkowe (wynoszą od 3% do 20%) – taki sposób rozliczeń może po prostu generować największe korzyści finansowe.

Karta podatkowa – forma opodatkowania pozostająca do dyspozycji nielicznej grupy przedsiębiorców, spełniających określone kryteria w zakresie: rodzaju prowadzonej działalności, miejsca jej wykonywania, a także liczby zatrudnianych pracowników. Stawka podatku jest stała i niezależna od osiąganego przychodu – jej wysokość odczytuje się z tabeli, dostępnej na stronie internetowej organu wydającego Monitor Polski.

Jak pokazuje powyższe zestawienie, każda z form opodatkowania niesie ze sobą inny zestaw wad i zalet, które na dodatek nie mają uniwersalnego charakteru, tzn. to co będzie korzystne dla jednego przedsiębiorcy, dla innego może okazać się zupełnie nieopłacalne. Dlatego też tak ważne jest, aby przed ostatecznym wyborem sposobu prowadzenia rozliczeń uważnie przeanalizować wszelkie plusy i minusy poszczególnych rozwiązań, a następnie odnieść je do specyfiki prowadzonej działalności.

Zalety księgowości uproszczonej

Już samo określenie ,,księgowość uproszczona” wskazuje na główną zaletę wszystkich form małej księgowości: szeroko rozumianą prostotę. Pytanie zatem, jakie właściwie korzyści generuje taka prostota rozliczeń? Wydaje się, że dla przedsiębiorcy kluczowe będą przede wszystkim trzy z nich. Są to:
- możliwość samodzielnego prowadzenia księgowości – nie trzeba posiadać w tym zakresie żadnych kwalifikacji czy uprawnień,
- brak konieczności stosowania się do skomplikowanych wymagań formalno-rachunkowych,
- możliwość korzystania ze wsparcia niedrogich i powszechnie dostępnych programów do księgowości czy usług księgowości online.

Wyżej wymienione zalety to zarazem główne powody, dla których warto korzystać z księgowości uproszczonej. Niemniej jednak trzeba przy tym podkreślić, że stanowi ona dobre rozwiązanie przede wszystkim dla niewielkich firm – których właściciele mogą bez trudu oszacować swoje przychody i koszty, a także wskazać ich źródła. Taki sposób rozliczenia może sprawdzić się więc jedynie w przypadku tych przedsiębiorstw, które nie przeprowadzają zbyt wielu operacji gospodarczych, a przy tym nie wykonują zaawansowanych analiz finansowych.

Księgowość uproszczona – prosta, ale wymagająca kompleksowych rozwiązań

Samodzielne prowadzenie księgowości to bez wątpienia duża oszczędność pieniędzy. W końcu w takim przypadku nie trzeba ani zatrudniać księgowej, ani  korzystać z usług biura rachunkowego. Co więcej, dzięki odpowiednim programom online i narzędziom księgowym, wszystkie rozliczenia można prowadzić całkowicie za darmo. Ważne jest jednak to, aby wybrać w tym zakresie takie rozwiązanie, które nie tylko będzie bezpłatne, ale pozwoli przy tym w wygodny i kompleksowy sposób zadbać o wszelkie kwestie związane z finansowo-księgowym obszarem firmy. W tym kontekście szczególnie godne polecenia są bankowe usługi księgowości online, których istota –mówiąc w dużym uproszczeniu – polega na zintegrowaniu konta bankowego z modułem księgowym. Dlaczego spośród szeregu dostępnych na rynku narzędzi akurat to miałoby okazać się tym najlepszym?
Bankowe usługi księgowości online – sposób na wygodne prowadzenie księgowości uproszczonej

W przypadku bankowej księgowości online mamy do czynienia z automatycznym przepływem danych pomiędzy modułem bankowym i księgowym, który pozwala systemowi samoczynnie rozliczać rozrachunki przedsiębiorcy (np. wyliczać podatki do zapłacenia), kontrolować terminy płatności faktur online, a także podawać status faktur: opłacona, zaksięgowana, skorygowana. Naturalnie, to jednak nie wszystko. Przykładowo, oferowana przez mBank usługa mKsięgowość zapewnia dodatkowo możliwość:
- wglądu do zapisanych w programie dokumentów firmowych przez 24 godziny na dobę,
- wykonywania przelewów podatkowych za pomocą jednego kliknięcia,
- łatwego wystawiania faktur zaliczkowych i faktur pro forma,
- korzystania ze wsparcia systemu przy wypełnianiu deklaracji podatkowych.

Warto przy tym zaznaczyć, że wyżej opisana funkcjonalność dotyczy podstawowego, całkowicie darmowego pakietu mKsięgowości Start. Przedsiębiorcy, którzy oczekują jeszcze bogatszego zestawu udogodnień mają do dyspozycji dwa płatne warianty omawianej usługi (Komfort oraz Premium), dające dostęp do szeregu innych rozwiązań ułatwiających prowadzenie rozliczeń firmowych – w tym wsparcia profesjonalnej księgowej. Niemniej jednak dzięki możliwości wygodnego wystawiania faktur online, uzyskiwania informacji o podatkach do zapłacenia czy wygodnego gromadzenia dokumentów w jednym miejscu, nawet bezpłatny pakiet usługi jest w stanie zapewnić przedsiębiorcy wszystko to, czego potrzebuje do samodzielnego prowadzenia księgowości uproszczonej. Warto także dodać, że dostępność tego rodzaju narzędzi księgowych stanowi kolejny argument przemawiający za wyborem uproszczonego sposobu rozliczania działalności – w przypadku skomplikowanej księgowości pełnej, korzystanie z nich nie wchodzi w grę.