Posiadanie własnego biznesu to nie tylko brak przełożonego, elastyczny czas pracy, możliwość wzięcia urlopu w dowolnym terminie czy poczucie niezależności i wolności. To także szereg dodatkowych obowiązków i wiele trudnych dylematów. Do tych ostatnich można zaliczyć kwestie wyboru formy prawnej działalności czy określenia sposobu prowadzenia księgowości – wyzwania, które pojawiają się już na etapie rejestracji firmy. W niniejszym artykule podpowiadamy, jak podjąć właściwe decyzje w tych przypadkach, a także – posiłkując się przykładem coraz częściej wybieranej przez przedsiębiorców spółki jawnej – przedstawiamy, jakie formalności wiążą się z zakładaniem działalności gospodarczej.

Wybór formy prawnej działalności gospodarczej

Powody założenia firmy jednoosobowej bywają skrajnie różne: od chęci uzyskiwania ponadprzeciętnych dochodów i możliwości samorealizacji, po trudności ze znalezieniem zatrudnienia na pełny etat. Niemniej jednak samodzielne prowadzenie działalności to nie jedyna opcja, jaką mają do dyspozycji przyszli przedsiębiorcy. Osoby, które chciałyby (lub po prostu – z określonych względów – muszą) nawiązać współpracę biznesową z partnerami branżowymi lub finansowymi, czy też z małżonkiem lub innymi członkami rodziny, mogą założyć spółkę: cywilną, osobową, kapitałową czy też spółdzielnię pracy. W podjęciu właściwej decyzji w zakresie wyboru formy prawnej działalności, pomocne może okazać się poniższe zestawienie – pokazujące, w jakich przypadkach najlepiej sprawdzają się poszczególne rozwiązania.

- Spółka cywilna – ze względu na fakt, iż jest najtańsza w założeniu i prowadzeniu, chętnie wybierają ją osoby prowadzące skromne biznesy – głównie zaufani członkowie rodziny czy przyjaciele.

- Spółka komandytowa – idealne rozwiązanie dla ,,wspólników finansowych”, którzy chcą zainwestować kapitał w jakieś przedsięwzięcie i czerpać z niego zyski, nie obawiając się przy tym utraty swojego majątku osobistego.

- Spółka jawna – sprawdza się w przypadku zaufanych partnerów – zainteresowanych tą samą branżą lub już funkcjonujących na tym samym rynku.

- Spółka partnerska – chętnie wybierana przez osoby uprawiające wolne zawody (np. lekarzy, architektów), które nie chcą ponosić odpowiedzialności za wspólników.

- Spółdzielnia pracy – ze względu na fakt, iż gwarantuje pewne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, coraz częściej decydują się na nią nie tylko ,,osoby zagrożone wykluczeniem”, ale również ludzie młodzi i wykształceni, którzy nie chcą pracować na etatach w korporacjach (lub po prostu nie mogą znaleźć w nich pracy).

- Spółki kapitałowe – a więc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna – przeznaczone są dla osób, które wysoko oceniają ryzyko działalności, a przy tym przewidują duże zapotrzebowanie na finansowanie zewnętrzne.

W praktyce, wybór formy prawnej działalności to jedna z najważniejszych decyzji, podejmowanych podczas zakładania własnej firmy. Zależą bowiem od niej takie kwestie jak łączny koszt otwarcia biznesu, odpowiedzialność za jego prowadzenie, forma opodatkowania, podział zysku, czy też sposób prowadzenia księgowości. Dlatego też tak ważne jest, aby rozważyć wszystkie wady i zalety poszczególnych form działalności, zwracając przy tym szczególną uwagę na związane z nimi aspekty prawne – to właśnie one w największym stopniu będą rzutowały na sposób funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Wybór sposobu prowadzenia księgowości

Polskie prawo przewiduje dwie formy rozliczania dochodów przez podmioty gospodarcze: księgowość uproszczoną oraz księgowość pełną. Ta ostatnia to rozbudowany i zaawansowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych, wymagający prowadzenia ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie – zatrudnienia wykwalifikowanej księgowej lub korzystania z usług biura rachunkowego. Do rozliczania się w taki sposób zostały zobowiązane nie tylko wszystkie osoby prawne (spółki z o.o. i akcyjne), ale także ci przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku obrotowym uzyskali przychody o wartości przekraczającej 1,2 mln euro. Pozostałe firmy mogą skorzystać z jednej z form księgowości uproszczonej – karty podatkowej, ryczałtu ewidencjonowanego lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Choć wspomniane opcje różnią się od siebie pod wieloma względami, każda z nich pełni w zasadzie tę samą funkcję: umożliwia małym przedsiębiorcom w sposób łatwy – i nieobciążający dodatkowo budżetu – rozliczać prowadzoną działalność.

Wart podkreślenia jest fakt, że choć przedsiębiorcy mogą samodzielnie prowadzić księgowość uproszczoną, w praktyce takie rozwiązanie sprawdza się głównie tam, gdzie działalność prowadzona jest na niewielką skalę, a przy tym nie przeprowadza się skomplikowanych operacji finansowych i nie zatrudnia zbyt wielu pracowników. W kontekście wyboru sposobu prowadzenia księgowości pojawiają się więc dwa poważne dylematy. Pierwszy – z jakiej formy opodatkowania skorzystać; drugi – kto ostatecznie miałby zadbać o rozliczenia w firmie. Dopiero po ich rozstrzygnięciu można skupić się na procedurach i formalnościach związanych z zakładaniem własnego biznesu.

Zakładanie działalności gospodarczej – przykład spółki jawnej

Przedsiębiorcy zainteresowani otwarciem firmy jednoosobowej z reguły nie mają większych problemów z uruchomieniem własnego biznesu. Wprawdzie także w ich przypadku pojawiają się wspomniane dylematy związane z prowadzeniem księgowości, niemniej jednak mogą oni liczyć na duże uproszczenia w zakresie procedury rejestracji firmy. W praktyce, dzięki danym podawanym w formularzu CEIDG-1, większość spraw jest załatwiana automatycznie za pośrednictwem systemu elektronicznego (np. nadanie numeru NIP, REGON). A jak wygląda sytuacja w przypadku spółki jawnej, czyli najprostszej pod względem konstrukcyjnym, a przy tym najchętniej wybieranej przez początkujących biznesmenów, spółki prawa handlowego?
Oto trzy najważniejsze etapy, przez które muszą przejść osoby chcące założyć działalność gospodarczą w takiej formie:
1.    Podjęcie decyzji biznesowej
2.    Sporządzenie umowy spółki jawnej
3.    Rejestracja w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym)

Naturalnie, najwięcej pytań pojawia się w kontekście etapu związanego z przygotowaniem dokumentów i druków, umożliwiających złożenie wniosku o wpis spółki jawnej do KRS. Trzeba przyznać, że formalności jest tutaj rzeczywiście sporo – poza podstawowym drukiem KRS-1, trzeba złożyć jeszcze takie dokumenty jak:
- formularze: KRS-WB (celem rejestracji danych wspólników spółki), KRS-WK (celem wskazania wspólników reprezentujących spółkę), KRS-WM (dla wskazania przedmiotu działalności spółki), a także inne formularze – o ile zostaną spełnione kryteria wywołujące taki obowiązek (np. jeśli spółka będzie prowadziła oddziały czy zamierza ustanowić prokurentów),
- umowa spółki jawnej,
- dowód uregulowania opłaty sądowej,
- dowód uregulowania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Po zgromadzeniu wyżej wymienionych dokumentów pozostaje już tylko udać się do sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę zakładanej firmy, celem uzyskania wpisu do rejestru. Co ważne, czynność tę należy wykonać w terminie 7 dni od zawarcia umowy spółki. Warto także pamiętać, że sąd wpisze spółkę jawną do rejestru tylko wówczas, jeśli nie dopatrzy się we wniosku żadnych błędów formalnych lub merytorycznych.

Księgowość w spółce jawnej – jak o nią zadbać?

Obowiązek prowadzenia księgowości powstaje już w momencie rejestracji działalności gospodarczej, czyli jeszcze na długo zanim biznes zacznie przynosić realne zyski. Niemniej jednak, choć nie da się ukryć, że wszelkie aspekty księgowo-finansowe spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom, część z nich może przynajmniej uniknąć dodatkowych wydatków na obsługę biura rachunkowego czy pensję dla księgowej – bez których rozliczanie się w formie księgowości pełnej nie byłoby możliwe. Mowa tutaj o właścicielach firm, spełniających wcześniej wspomniane kryteria związane z formą prawną działalności i wysokością uzyskiwanych w ciągu roku przychodów – które pozwalają na prowadzenie księgowości uproszczonej.

W przypadku spółek jawnych rozliczających się w uproszczony sposób, poziom skomplikowania przeprowadzanych operacji gospodarczych bywa mocno zróżnicowany. Czasem właściciel takiego podmiotu jest w stanie prowadzić rozliczenia na własną rękę, za pośrednictwem prostych i darmowych programów do księgowości internetowej. Najczęściej mamy jednak do czynienia z sytuacją, w której z jednej strony korzystanie z profesjonalnej obsługi księgowej jest zbyt kosztowne, z drugiej zaś – samodzielne prowadzenie rozliczeń przerasta możliwości przedsiębiorcy. To właśnie w takich przypadkach świetnie sprawdzają się bankowe usługi księgowości online, polegające na zintegrowaniu konta firmowego z modułem księgowym. Dzięki nim, z poziomu serwisu transakcyjnego, można w wygodny sposób zarządzać wszelkimi aspektami finansowymi i rozliczeniowymi firmy.
Co więcej, w ramach np. oferowanej przez mBank usługi mKsięgowość można korzystać nie tylko z darmowego i przyjaznego w obsłudze programu do prowadzenia rozliczeń, ale również (za stosunkowo niewielką opłatą) ze wsparcia profesjonalnego biura księgowego, które księguje za przedsiębiorcę dokumenty, wypełnia i wysyła za niego deklaracje do US i ZUS, a także sporządza przelewy za podatki i faktury online. Tego typu udogodnienia dostępne są w pakiecie mKsięgowość Komfort i mogą okazać się bardzo pomocne zwłaszcza na początku przygody z biznesem, kiedy to przedsiębiorcy zwykle mają trudności ze sprawnym i szybkim załatwianiem formalności. Dzięki wspomnianym rozwiązaniom klient firmowy nie musi martwić się praktycznie o żaden aspekt księgowo-finansowy swojej działalności – o wszystko zadbają bowiem wykwalifikowani księgowi. Warto przy tym zaznaczyć, że z oferty bankowych usług księgowych może skorzystać każdy podmiot prowadzący księgowość uproszczoną.



Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.

Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Szczegółowe warunki i opłaty związane z mBiznes kontem Standard i Promocją "II edycja 100 zł na ZUS z mBiznes konto Standard" są określone w Regulaminie otwierania i prowadzenia rachunków bieżących dla firm w ramach bankowości detalicznej mBanku S.A., Taryfie prowizji i opłat bankowych dla firm w ramach bankowości detalicznej mBanku S.A. oraz Regulaminie Promocji "II edycja 100 zł na ZUS z mBiznes konto Standard" dostępnych na www.mBank.pl/standard-100/ . Promocja trwa od dnia 01.03.2017 r. do dnia 31.03.2017 r. włącznie i jest skierowana do przedsiębiorców, przez których rozumie się osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólników spółek cywilnych, spółki jawne, partnerskie, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, spółdzielnie, zwanych dalej Uczestnikami Promocji, którzy spełnią łącznie następujące warunki: a) w okresie trwania Promocji złożą wniosek o otwarcie rachunku bieżącego mBiznes konto Standard za pośrednictwem miejsc oznaczonych symbolem "II edycja 100 zł na ZUS z mBiznes konto Standard", które znajdować się będą na stronie www.mBank.pl oraz na stronach partnerów banku, a także za pomocą placówek mBanku, Punktów Obsługi mFinanse S.A. oraz operatora mLinii pod numerem telefonu 801 300 800 lub +48 42 6300 800 b) w okresie trwania Promocji zawrą z bankiem umowę o prowadzenie rachunku mBiznes konto Standard, c) z Promocji nie mogą skorzystać osoby, które posiadały jakikolwiek rachunek firmowy dla danego NIP do dnia 28.02.2017 r. Uczestnik Promocji, który spełnił powyższe warunki i w okresie 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy o prowadzenie rachunku bieżącego dokona płatności składki ZUS na kwotę minimum 250 zł z nowo otwartego rachunku bieżącego, zyska 0 zł za najważniejsze usługi konta firmowego gwarantowane przez 24 m-ce, takie jak: a) prowadzenie rachunku za 0 zł na okres 24 m-cy od dnia otwarcia rachunku bieżącego, b) nielimitowany pakiet darmowych przelewów internetowych w PLN (ELIXIR) miesięcznie na okres 24 m-cy od dnia otwarcia rachunku bieżącego, c) 0 zł za kartę debetową na okres 24 m-cy od dnia otwarcia rachunku bieżącego, d) wypłaty z bankomatów własnych Planet Cash, Euronet, BZ WBK S.A. na terenie Polski za 0 zł na okres 24 m-cy, e) wpłaty w 2250 wpłatomatach mBanku i Euronetu na terenie Polski za 0 zł na okres 24 m-cy. Dodatkowo Uczestnik Promocji, który spełni powyższe warunki otrzyma 100 zł premii za otwarcie rachunku bieżącego pod warunkiem dokonania płatności ZUS na kwotę min. 250 zł z tego rachunku bieżącego w ciągu 30 dni od dnia otwarcia rachunku bieżącego. Lista najważniejszych usług została opracowana na podstawie badania zrealizowanego przez firmę Ipsos Sp. z o.o. na zlecenie mBanku S.A. Badanie zostało zrealizowane w okresie marzec – kwiecień 2015 r. metodologią CAPI na próbie 1016 przedsiębiorców. CAPI to metoda badawcza polegająca na przeprowadzeniu wywiadu z respondentem przy użyciu urządzeń mobilnych (np. laptop, tablet), na których zapisywane są udzielone odpowiedzi. mBank zajął I miejsce w rankingu Forbesa 2016 w kategorii "Najlepszy bank dla firm"