Wystawianie faktur to jeden z obowiązków przedsiębiorcy; to dokument, który świadczy o przeprowadzeniu danej transakcji i może przybrać formę papierową lub elektroniczną. Jak łatwo się domyślić, coraz większą popularnością cieszą się faktury online – ich wystawienie jest prostsze i zajmuje znacznie mniej czasu. W dodatku przedsiębiorcy mogą korzystać ze specjalnych programów, które pomagają im w wypełnieniu wymaganych pól. Co warto o nich wiedzieć? Czym kierować się przy ich wyborze?

Samo fakturowanie wiąże się ze znajomością podstawowych przepisów prawa podatkowego; na przykład podatnik ma obowiązek przestrzegania wyznaczonych terminów wystawiania rzeczonych dokumentów. Wystawiający musi także umieścić w niej odpowiednie elementy; np. w przypadku faktury VAT są to m.in. numer faktury, data jej wystawienia, data dokonania usługi, nazwa towaru lub usługi, cena czy stawka podatku. Z tego względu przedsiębiorcy niejednokrotnie wolą wystawiać faktury drogą elektroniczną, ponieważ w procesie uzupełniania wymaganych pól pomaga im odpowiedni program.

Faktury w formie elektronicznej – podstawowe informacje

Już od pewnego czasu możliwe jest wystawianie e-faktur, czyli innymi słowy faktur w formie elektronicznej. To duże ułatwienie dla wszystkich przedsiębiorców, ponieważ pomaga zaoszczędzić czas związany z ręcznym wypełnianiem dokumentu w formie papierowej. Ministerstwo Finansów określiło zasady wystawiania takich faktur; konieczna jest m.in. akceptacja odbiorcy faktury; na przykład obowiązek udostępnienia dokumentu odbiorcy leży po stronie podatnika dokonującego sprzedaży (lub osoby do tego upoważnionej). Warto pamiętać, że podmiot wystawiający fakturę online ma jednocześnie obowiązek przechowywania go w swojej dokumentacji.

Pozostałe aspekty

Mniejsze znaczenie mają sprawy techniczne, czyli na przykład to, w jakiem formacie dokument zostaje przesłany; oznacza to, że nie ma różnicy między fakturą w DOC a dokumentem w PDF. Warunkiem, który jest konieczny do spełnienia, by e-faktura była zgodna z przepisami, jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.


Programy do wystawiania faktur: w czym pomagają i jak działają?

Program do wystawianie faktur online pomaga przedsiębiorcom w zaoszczędzeniu czasu, jeśli chodzi o uzupełnianie niektórych danych. Mowa przede wszystkim o danych samego przedsiębiorcy – każdy program wymaga na początku wprowadzenia imienia i nazwiska wystawiającego (jak i pozostałych danych teleadresowych), a także informacji odnośnie numeru konta bankowego. Oznacza to, że za każdym razem, gdy potrzebujemy wystawić odpowiedni dokument, program generuje nam uzupełniony już częściowo plik; to rodzaj gotowego szablonu.

Wersja darmowa czy płatna?

Wszystkie programy do wystawiania faktur łączy jedno – funkcjonalność. Należy jednak pamiętać, że każdy z nich może posiadać różne, dodatkowe funkcje. Jest to szczególnie widoczne, gdy porównujemy programy bezpłatne i komercyjne, czyli takie, z których korzystanie jest możliwe dopiero za uiszczeniem odpowiedniej opłaty. Zazwyczaj programy komercyjne to rozszerzone wersje aplikacji darmowych; z tego względu cieszą się one większym zainteresowaniem dużych firm niż małych, początkujących przedsiębiorstw.
Należy jednocześnie pamiętać, że jeśli prowadzimy rozległą dokumentację, nie powinniśmy oszczędzać na programach tego typu; kiedy ich używamy, istnieje bowiem mniejsza szansa, że przeoczymy jakąś ważną informację lub po prostu błędnie wypełnimy dokument.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do faktur?

Szukając odpowiedniego programu, powinniśmy mieć na uwadze kilka podstawowych czynników, takich jak chociażby przyjazny interfejs, wbudowana pomoc czy jak najwięcej użytecznych opcji. Dzięki niektórym programom można nie tylko wystawić fakturę, ale także organizować codzienne zadania; z tego względu warto najpierw zapoznać się z możliwościami dostępnych programów a następnie zdecydować, jakie usługi są dla nas najważniejsze i czego właściwie szukamy.

Uwaga: niektóre programy są na tyle uproszczone, że nie oferują praktycznie żadnych opcji, które oszczędzają czas przedsiębiorcy; przykładem jest konieczność ręcznego wpisywania danych kontrahenta czy brak możliwości edycji faktury, co może wręcz wydłużyć czas wystawiania dokumentu.

Zupełnie inną możliwością jest skorzystanie z oferty połączenia konta bankowego z księgowością online; tak jest w przypadku mKsięgowości proponowanej przez mBank; wersja podstawowa programu (umożliwiająca m.in. dostęp do e-faktur i pozostałych dokumentów przez całą dobę) jest bezpłatna dla posiadaczy konta i znacznie przyspiesza wystawianie faktur czy wykonywanie przelewów podatkowych.

Trzy rzeczy, na które warto zwrócić uwagę

To dodatkowe opcje, na które warto zwrócić uwagę; nie występują w każdym programie, ale ich obecność może znacząco ułatwić pracę przedsiębiorcy. Pierwszą z takich usług jest tzw. tablica zadań – pozwala nam ona na zapisanie nadchodzących terminów lub projektów. Jest to niezwykle przydatna opcja, ponieważ dzięki niej możemy w każdej chwili zerknąć, czy o wszystkim pamiętamy. Kolejna opcja to monitorowanie dochodów i kosztów zleceń; to z kolei pozwoli nam na bieżącą kontrolę finansów firmy. Najlepiej, jeśli program jest w stanie przedstawić nam obecną sytuację za pomocą prostego wykresu; dzięki temu nie będziemy musieli zbyt dużo czasu przeznaczać na szczegółową analizę.

Trzecią opcją jest możliwość umieszczenia logo firmy na wystawianym dokumencie; warto zadbać o to, by wybrany przez nas program był wyposażony w usługę personalizacji faktury – dzięki temu szanse na to, że klient zapamięta naszą firmę, jest znacznie większe. Należy jednocześnie pamiętać, by generowane przez program informacje nie naruszały zasady czytelności dokumentu.

Dlaczego warto zdecydować się na program do wystawiania faktur?

Jakie są zalety programu online do wystawiania faktur? Po pierwsze, warto uświadomić sobie, że dzięki temu wcale nie musimy wypełniać dokumentów siedząc w biurze – jesteśmy w stanie zrobić to w dowolnym miejscu; ogranicza nas jedynie posiadanie ze sobą odpowiedniego urządzenia i możliwość dostępu do sieci. Po drugie – jest to rozwiązanie naprawdę bezpieczne, ponieważ dostęp do programu można uzyskać dopiero po podaniu loginu i hasła, a samo logowanie jest na ogół jeszcze dodatkowo zabezpieczone. W tym przypadku warto oczywiście pamiętać, żeby nie podawać nikomu swoich danych ani nie używać ich na żadnych internetowych portalach.

Automatyzacja i customizacja, czyli dwie największe zalety programów do e-faktur

Fakturowanie online przy pomocy specjalnych programów ma także dwie kolejne, ogromne zalety – automatyzację i customizację. Pierwsza z nich została wymieniona już na samym początku artykułu; to możliwość zaoszczędzenia czasu dzięki generowaniu przez program faktur z uzupełnionymi już polami dotyczącymi danych przedsiębiorcy. Warto także zwrócić uwagę na fakt, że większość programów umożliwia wystawianie tzw. podobnych faktur – dotyczy to przypadków, gdy przedsiębiorca cyklicznie rozlicza się z danym klientem. To niezwykle przydatna opcja, ponieważ zwalnia wystawiającego z każdorazowego uzupełniania danych odbiorcy, a dodatkowo może nawet podpowiadać nazwę danej usługi oraz standardowy termin płatności.

Na czym natomiast polega customizacja? To możliwość wyboru własnego szablonu, a także dodanie tam dodatkowych informacji (takich jak wspomniane wcześniej logo firmy). Wbrew pozorom jest to bardzo ważne, ponieważ klient nie tylko szybciej zapamięta firmę, ale także zacznie ją łączyć z najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi i nowoczesnym podejściem do obsługi klienta.