Wystawianie e-faktury jest możliwe już od 2005 roku; Ministerstwo Finansów opublikowało w specjalnym dokumencie zasady, na jakich wypełniane i przesyłane są dokumenty stanowiące zaświadczenie o dokonaniu transakcji. Możliwość wystawiania faktur online w znaczący sposób ułatwiła życie przedsiębiorcom i przyspieszyła wykonywanie tej żmudnej formalności; dzięki specjalnym programom wypełnienie dokumentu może trwać zaledwie kilka chwil.

Co warto wiedzieć o elektronicznej fakturze?

Elektroniczne faktury wystawiają dzisiaj niemal wszyscy, począwszy od początkujących przedsiębiorców, a skończywszy na dużych, prężnie działających firmach. Mimo to warto przypomnieć sobie najważniejsze informacje na jej temat.

Elektroniczna faktura. Jakie informacje musi zawierać?

Na samym początku należy zauważyć, że e-faktura musi spełniać właściwie te same wymagania co zwykła faktura papierowa, jeśli chodzi o informacje, które musi zawierać. Zgodnie z przepisami prawa są to m.in.:
- data wystawienia,
- kolejny numer, który umożliwia identyfikację faktury,
- podstawowe dane osobowe zarówno podatnika jak i klienta,
- datę dokonania transakcji lub wykonania usługi, a także nazwę towaru (lub usługi), ilość oraz cenę i ewentualne rabaty,
- stawkę podatkową,
- sumę wartości sprzedaży netto i brutto,
- kwotę należności ogółem.

Jakie elementy musi zawierać faktura elektroniczna?

Oprócz wyżej wymienionych informacji e-faktura może być wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym (nie ma różnicy, czy będzie to np. DOC, czy PDF), a także przesłana za pośrednictwem sieci. Oznacza to, że e-faktura to także e-mail z załącznikiem czy faks wysłany drogą elektroniczną. Warto pamiętać, że fakturą elektroniczną będzie również dokument, który został zeskanowany i wysłany przez Internet; należy jednocześnie wiedzieć, że w takim przypadku wydrukowana faktura nie może później zostać wprowadzona do obrotu (inaczej straci status elektronicznej).

Każda e-faktura musi spełniać podstawowy warunek autentyczności, integralności treści i czytelności. W praktyce chodzi o to, że dokument powinien zostać wystawiony i wypełniony w taki sposób, by nie było wątpliwości, kto jest nadawcą faktury (oznacza to również, że dokument musi zawierać wszystkie wymagane dane personalne). Integralność treści wymaga natomiast, by informacje, które znajdują się na e-fakturze, były zgodne ze stanem rzeczywistym i nie uległy zmianie. Jak natomiast zachować warunek czytelności faktury? Wystarczy, że wszystkie informacje zawarte w dokumencie były tam umieszczone w sposób, który pozwala na swobodne odczytanie.

Jak przechowywać e-faktury? Kontrola faktur online

Według rozporządzenia opublikowanego przez Ministerstwo Finansów faktura elektroniczna musi być przechowywana w taki sposób, by spełniać określone warunki; pierwszym z nich jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dokument musi spełniać powyższe zalecenie od momentu wystawienia do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, jeśli przechowujemy e-fakturę, musi być ona łatwa do odszukania – na wypadek wizyty organów kontrolujących. Ponadto, gdy kontrola faktycznie będzie miała miejsce, mamy obowiązek udostępnić fakturę upoważnionemu przedstawicielowi Urzędu Skarbowego w sposób bezzwłoczny. Co ciekawe, przedsiębiorca może przechowywać faktury w wersji papierowej.

Inne zasady dotyczące przechowywania e-faktur

Oprócz wspomnianej wyżej konieczności bezzwłocznego udostępnienia faktur upoważnionemu podmiotowi, jeśli zajdzie taka potrzeba, na przedsiębiorcy spoczywa jeszcze kilka innych obowiązków. Dotyczy to zwłaszcza miejsca, w którym znajdują się faktury; w przypadku gdy podatnik chce przechowywać dokumenty na terenie innego państwa członkowskiego UE (lub innego, dowolnego kraju), musi powiadomić o tym odpowiednie organy – naczelnika Urzędu Skarbowego i naczelnika Urzędu Celnego. Z kolei jeśli osoba posiadająca faktury za granicą zmieni miejsce ich przechowywania, musi w ciągu trzech dni powiadomić o tym te same organy.

E-faktury? Tylko za zgodą odbiorcy

Wiele osób, które do tej pory nie miały styczności z elektronicznymi fakturami, nawet nie zdaje sobie sprawy z faktu, że na wysyłanie e-faktur należy mieć zgodę odbiorcy. Co to oznacza w praktyce? Przepisy nie regulują w jasny sposób, jak kontrahent powinien zakomunikować zgodę na odbiór faktury drogą elektroniczną; to z kolei oznacza, że może to zrobić zarówno pisemnie (np. za pośrednictwem e-maila) lub ustnie (podczas rozmowy telefonicznej). Zakłada się również, że zgoda ze strony odbiorcy może zostać wyrażona w sposób dorozumiany – czyli jeśli kontrahent otrzyma fakturę, a następnie bez zgłoszenia jakichkolwiek uwag opłaci ją, to można uznać, że wyraził on zgodę na otrzymanie dokumentu w takiej formie.

Dlaczego niektórzy przedsiębiorcy unikają elektronicznych faktur?

Mimo tego, że coraz więcej firm posługuje się właśnie e-fakturami, niektórzy przedsiębiorcy i klienci wciąż unikają otrzymywania dokumentów w takiej formie. Jakie są tego powody? Najczęściej podawanym argumentem jest brak swobodnego dostępu do poczty elektronicznej, choć w obecnej dobie cyfryzacji jest to przyczyna co najmniej wątpliwa. Elektroniczna faktura może być niewygodna zwłaszcza dla osób, które nie chcą kłopotać się sposobem ich przechowywania i wolą od razu dostać wersję papierową.

E-faktura to oszczędność dla firmy i...pożytek dla środowiska

Wszyscy przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z faktu, że wystawianie elektronicznych faktur to przede wszystkim ogromne oszczędności dla firmy, zwłaszcza w zakresie artykułów biurowych. O ile małe przedsiębiorstwa mogą nie odczuć tak dużej różnicy, o tyle duże firmy, wystawiające nawet po kilka tysięcy faktur miesięcznie, znacząco zyskają oszczędzając m.in. tusz, papier czy pieniądze, które do tej pory były wydawane na znaczki i koperty. 

Dzięki temu, w jaki sposób faktury zostają wysyłane do odbiorcy (czyli na ogół za pośrednictwem poczty elektronicznej) znacząco skraca się czas dostarczenia dokumentu. To z kolei oznacza, że klient szybciej opłaci fakturę, a firma na bieżąco będzie otrzymywać należne jej środki finansowe. W przypadku niektórych usług możliwe jest zresztą wysłanie szybkiego powiadomienia do kontrahenta – taką opcję posiada rozszerzony pakiet mKsięgowości – usługi, którą oferuje swym klientom mBank. 

Nie można zapominać, że wystawianie e-faktur skutkuje również zwiększeniem wydajności pracowników i usprawnieniem całego procesu biznesowego – wypełnianie, a następnie wysyłanie tradycyjnych faktur papierowych na poczcie zajmuje mnóstwo czasu. Programy do wystawiania faktur, a także możliwość przesłania dokumentu za pomocą kilku kliknięć znacząco skraca czas, który pracownik musi poświęcić na dopełnienie odpowiednich formalności. Na przykład już podstawowy pakiet mKsięgowości (bezpłatny dla posiadacza konta) umożliwia wystawienie faktury w zaledwie dwóch krokach; dodatkowo dane z faktur są bezpośrednio przenoszone do odpowiednich przelewów.

Aspekty ekologiczne

Nie da się ukryć, że elektroniczne fakturowanie online może w znacznym stopniu przyczynić się do ochrony środowiska naturalnego; zmniejszone zapotrzebowanie na papier bezpośrednio przekłada się na mniejszy odsetek wyciętych drzew. Warto zresztą wspomnieć, że firmy, które nagłaśniają problemy współczesnej ekologii i podejmują działania nakierunkowane na ochronę środowiska mogą liczyć na pozytywny odbiór ze strony potencjalnych klientów.

Obecnie w Polsce, mimo postępującej cyfryzacji, jedynie kilkanaście procent przedsiębiorców decyduje się na posługiwanie się e-fakturami; w Europie Zachodniej nawet dwukrotnie więcej osób deklaruje wystawianie elektronicznych dokumentów.


Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.