Już nie tylko firmy jednoosobowe, ale i większe podmioty gospodarcze, idą z duchem czasu i rezygnują z tradycyjnych usług księgowych na rzecz nowoczesnej księgowości online. Czy system jest jednak w stanie zastąpić biuro księgowe? Albo wykwalifikowaną księgową? Na czym właściwie polegają usługi księgowości online i dlaczego warto z nich korzystać? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule.

Pod pojęciem księgowości online kryje się bogaty zestaw – udostępnianych za pośrednictwem aplikacji internetowej – narzędzi księgowo-finansowych, dzięki którym przedsiębiorca lub upoważniony przez niego pracownik może samodzielnie prowadzić rozliczenia firmy. Dziś, każdy może zatem sam wystawiać faktury online, wprowadzać koszty, czy też generować KPiR i deklaracje podatkowe – wystarczy komputer, tablet czy nawet smartfon z dostępem do Internetu. W praktyce, księgowość online to rozwiązanie alternatywne wobec księgowości tradycyjnej – czyli korzystania z usług biura rachunkowego bądź zatrudnienia księgowej. Rozwiązanie, które w przypadku mikro i małych przedsiębiorców może okazać się właśnie tym najbardziej atrakcyjnym.

Księgowość online – samodzielnie lub z pomocą wykwalifikowanych księgowych

Trzeba mieć na uwadze fakt, że księgowość online może być prowadzona albo całkowicie samodzielnie (za pośrednictwem internetowej aplikacji księgowej) albo przy mniejszym lub większym wsparciu wykwalifikowanych księgowych – których efekty pracy przedsiębiorca może zobaczyć w programie księgowym.

Pierwsze z wyżej wymienionych rozwiązań sprawdzi się w przypadku osób, które: są w stanie wygospodarować wolny czas, znają się na przepisach podatkowych i księgowych, a przy tym są samodzielne i dość swobodnie poruszają się w tematyce finansowej. W praktyce, przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący księgowość online, muszą we własnym zakresie zadbać o każdy aspekt księgowo-finansowy: fakturować online, generować KPiR i deklaracje podatkowe, a także dokonywać wielu innych czynności niezbędnych do prawidłowego rozliczania działalności.

Druga opcja skierowana jest do osób, które chcą zachować dostęp do programu księgowego i możliwość wglądu do wszystkich danych, a przy tym wolą przenieść ciężar odpowiedzialności za obsługę księgową na profesjonalnych księgowych. Takie rozwiązanie jest wprawdzie płatne (jego koszt wynosi zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych – w zależności od wybranego wariantu usługi), jednak dzięki niemu przedsiębiorca może zaoszczędzić nawet 1-2 dni pracy w ciągu miesiąca.

Bankowa księgowość online – całe finanse firmy w jednym miejscu

Usługi księgowości online są także oferowane przez niektóre polskie banki. Ich istota polega na połączeniu funkcjonalności bankowego konta firmowego z narzędziem księgowym – które można obsługiwać z poziomu serwisu transakcyjnego banku. Przewaga takich usług nad pozostałymi rozwiązaniami z zakresu prowadzenia księgowości jest zatem oczywista: jako jedyne pozwalają przedsiębiorcom w wygodny sposób zarządzać wszystkimi procesami i rozliczeniami księgowo-finansowymi, a także kontrolować ich przebieg. Co ważne, część banków udostępnia swoje produkty księgowe w kilku różnych wariantach (niekiedy możliwe jest także sformowanie indywidualnie dopasowanego pakietu usług dodatkowych), dzięki czemu każdy przedsiębiorca może korzystać z usługi uszytej na miarę swoich potrzeb.

Przykładowo, oferowana przez mBank mKsięgowość występuje w pakiecie: Start, Komfort oraz Premium. Pierwszy z nich, a więc całkowicie darmowy pakiet Start, kierowany jest do przedsiębiorców chcących prowadzić rozliczenia samodzielnie, pakiet mKsięgowość Komfort – do przedsiębiorców oczekujących kompleksowego wsparcia wykwalifikowanej księgowej. Natomiast najbardziej zaawansowany wariant Premium to rozwiązane przeznaczone dla osób, które chciałyby mieć dostęp do najbogatszego zestawu udogodnień, pozwalającego zadbać praktycznie o każdy aspekt finansowy prowadzonego biznesu.

Księgowość tradycyjna – ograniczony zakres możliwości

Mimo pojawienia się nowoczesnych narzędzi księgowych oraz wygodnych form komunikacji zdalnej, tradycyjne biura rachunkowe nadal cieszą się stosunkowo dużą popularnością. W praktyce, taki model księgowości jest jednak mało komfortowy, ponieważ przedsiębiorca musi systematycznie dostarczać księgowym dokumenty firmowe  z danego okresu. Dopiero na ich podstawie księgowi wyliczają wysokość podatków do zapłacenia oraz składek ZUS. Wprawdzie pracownicy biura księgują wszystkie koszty i przychody, wypełniają KPiR, a także sporządzają i przesyłają do urzędów deklaracje podatkowe, jednak cała usługa na tym właściwie się kończy. To właśnie te kwestie sprawiają, że obecnie przedsiębiorcy coraz częściej poszukują bardziej kompleksowych, a przy tym po prostu wygodniejszych, rozwiązań w zakresie prowadzenia rozliczeń.

Księgowość online to oszczędność czasu i pieniędzy

Przedsiębiorca korzystający z księgowości online, każdą sprawę księgowo-finansową może załatwić bez wychodzenia z domu. Co więcej, w przypadku płatnych wariantów usług księgowości internetowej (np. mKsięgowość Komfort i Premium), można nie tylko uniknąć kłopotliwej i uciążliwej konieczności dostarczania dokumentów do biura rachunkowego, ale także zlecić prowadzenie rozliczeń księgowym, z którymi w razie potrzeby można się w każdej chwili skontaktować.

Księgowość online to jednak oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy – i to niemałych. Koszt obsługi księgowej w dobrym biurze rachunkowym sięga kilkuset złotych miesięcznie, natomiast zatrudnienia księgowej – kilku tysięcy złotych. Tymczasem cena np. pakietu mKsięgowość Komfort wynosi 150 zł, i co ważne, w przeciwieństwie do cen usług biur księgowych jest stała i nie zależy od stopnia skomplikowania przeprowadzanych operacji finansowych.

Księgowość online – całodobowy dostęp do usługi

Podstawą usług księgowości online, zwłaszcza tych oferowanych przez banki, jest automatyzacja procesów i przepływu danych oraz elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z pełnej funkcjonalności usługi przez 24 godziny na dobę. Oznacza to, że może on w dowolnym momencie np. wystawić fakturę online czy zajrzeć do dokumentów źródłowych lub raportów. Co ważne, może to zrobić podróżując komunikacją miejską czy będąc na zakupach – wystarczy dostęp do Internetu. To duża przewaga nad tradycyjnymi formami księgowości, w przypadku których obsługa księgowa prowadzona jest zwykle w ustalonych godzinach dnia, od poniedziałku do piątku, a przy tym nie daje takiej kontroli nad finansami firmy.

Księgowość online to szeroki wachlarz narzędzi wspierających prowadzenie biznesu

To, z jakiego zestawu narzędzi będzie mógł korzystać użytkownik księgowości online, zależy od właściwości udostępnianego systemu księgowego oraz wybranego pakietu usługi. O tym, że zestaw ten może być naprawdę bogaty niech świadczy funkcjonalność programu księgowego, zapewnianego w ramach podstawowego pakietu mKsięgowość Start. Program ten zapewnia takie udogodnienia jak:

•  dostęp do e-faktur i wszystkich dokumentów firmowych przez 24 godziny na dobę,
• automatyczne wyliczanie podatków do zapłacenia oraz wypełnianie deklaracji podatkowych,
• możliwość wystawiania faktur zaliczkowych i pro forma za pomocą kilku kliknięć,
• automatyczne zaczytywanie z faktur danych do przelewów,
• możliwość wykonywania przelewów podatkowych za pomocą jednego kliknięcia,
• informacja o tym, które faktury zostały już opłacone przez kontrahentów, a które jeszcze nie.

W przypadku pakietu Komfort to księgowa zajmuje się księgowaniem dokumentów, obsługą deklaracji podatkowych oraz przygotowywaniem przelewów za podatki i faktury. W razie potrzeby odpowiada także na pytania przedsiębiorcy i kontaktuje się z ZUS oraz US. Natomiast pakiet Premium zapewnia dodatkowo możliwość: wysyłania monitów do kontrahentów spóźniających się zapłatą, korzystania z przypomnień o płatnościach SMSem, czy planowania podatków. Co ważne, klienci, którzy początkowo zdecydowali się na niższy abonament mKsięgowości, mogą w razie potrzeby w dowolnym momencie przejść na jeden z wyższych pakietów usługi (zmiany można dokonać za pośrednictwem serwisu księgowego.

Co jeszcze trzeba wiedzieć?

Choć księgowość prowadzona online daje przedsiębiorcy najszerszy wachlarz możliwości, nie w każdym przypadku musi być ona najlepszym wyborem. Dla większych firm, w których liczba faktur sięga kilkuset sztuk miesięcznie, wygodniejszym rozwiązaniem będzie korzystanie z usług biura rachunkowego lub zatrudnienie księgowej. Niemniej jednak sięgnięcie po księgowość internetową powinien rozważyć każdy przedsiębiorca, który rozlicza swoją działalność w oparciu o jedną z form księgowości uproszczonej.