Powierzyć prowadzenie rozliczeń własnej księgowej, czy też zaufać kompetencjom biura rachunkowego? – to jedno z najważniejszych pytań, na jakie musi odpowiedzieć sobie każdy przedsiębiorca, który nie zamierza zajmować się księgowością samodzielnie. Wybór tej ostatniej opcji może przynieść niewielkiej firmie oszczędność rzędu nawet 3-4 tysięcy złotych miesięcznie. Z drugiej jednak strony wiąże się z nią mniejsze poczucie bezpieczeństwa i kontroli nad firmą. Co zatem wybrać?

Księgowa na etacie daje poczucie bezpieczeństwa

Wielu przedsiębiorców, decyzję o zatrudnieniu księgowej motywuje potrzebą posiadania „w pokoju obok” osoby, która będzie dobrze zaznajomiona z sytuacją finansową firmy, a przy tym będzie wykazywała wysokie zaangażowanie podczas wykonywania swoich obowiązków. Za wyborem tej opcji często przemawia także przekonanie, że tylko własny księgowy może zapewnić szybki dostęp do informacji księgowo-finansowych, bezproblemowy dostęp do dokumentów firmowych oraz efektywne wykorzystywanie instrumentów optymalizacji podatkowej.

Wewnętrzne prowadzenie księgowości może dawać przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa także z tego względu, że w takim przypadku to on decyduje o tym, kto konkretnie będzie zajmował się rozliczeniami firmy. W tym kontekście warto dodać, że część biznesmenów wychodzi z założenia, że badając osobiście kwalifikacje i kompetencje kandydata na księgowego firmy, można w pewnym stopniu zminimalizować ryzyko pojawienia się ewentualnego błędu czy zaniedbania, skutkującego poważnymi konsekwencjami prawnopodatkowymi.

Zatrudnienie księgowej – duży koszt i możliwość utraty stabilności

Zatrudnienie księgowej to dla przedsiębiorcy dodatkowy i kosztowny etat, tymczasem ilość pracy w obszarze finansowym jego firmy może nie wymagać zatrudniania pełnoetatowych pracowników (zazwyczaj właśnie taka sytuacja ma miejsce w większości małych przedsiębiorstw). Warto przy tym zauważyć, że na koszt wewnętrznego prowadzenia księgowości składa się nie tylko comiesięczna pensja księgowej, ale również wydatki związane z zapewnieniem jej niezbędnego sprzętu komputerowego, odpowiedniego oprogramowania, a także okresowych szkoleń. Co więcej, ze względu na fakt, że nie łatwo jest dziś znaleźć dobrego specjalistę, znającego się zarówno na księgowości, jak i sprawach działu kadr i płac, trzeba liczyć się z koniecznością ponoszenia kosztów co najmniej dwóch etatów w dziale księgowo-finansowym.

Inną istotną wadą wewnętrznego prowadzenia księgowości jest ryzyko utraty stabilności i kontroli nad kwestiami finansowymi, do której może dojść w sytuacji, gdy osoba na stanowisku księgowego poważniej zachoruje lub pójdzie na zasłużony, przysługujący jej urlop. Przedsiębiorca musi liczyć się zatem z tym, że co najmniej przez 20 dni roboczych w ciągu roku księgowa będzie po prostu niedostępna, a co za tym idzie – zabraknie w tym czasie nadzoru nad obszarem księgowo-finansowym firmy.

Biuro rachunkowe – koszt znacznie niższy, ale ryzyko nieco wyższe

Za korzystaniem z usług biura rachunkowego przemawiają przede wszystkim niskie koszty. W przypadku prowadzenia księgowości uproszczonej (Księgi Przychodów i Rozchodów), mogą zamknąć się one nawet w kilkuset złotych miesięcznie, a więc w kwocie wielokrotnie niższej od tej, z którą musi zmierzyć się przedsiębiorca zatrudniający księgową.

Natomiast głównym argumentem przeciwko outsourcingowi księgowości jest ryzyko wyboru niewłaściwego biura księgowego oraz możliwość wystąpienia ewentualnych problemów w trakcie współpracy. Niestety nierzetelne firmy zdarzają się w każdej branży – te świadczące usługi księgowe mogą wykazywać zbyt małe zaangażowanie, nie dbać należycie o interes klienta, a nawet gubić dokumenty księgowe! Wielu przedsiębiorców nie ma także zaufania do małych biur rachunkowych (jedno lub dwuosobowych), ponieważ obawiają się oni braków w zakresie fachowości, stabilności czy terminowości świadczonych przez nich usług. Obawiają się także, że małe biuro nie będzie w stanie zapewnić pełnego bezpieczeństwa, jakże istotnym z punktu widzenia interesów firmy, udostępnionym mu danym księgowo-finansowym.

Trzeba jednak podkreślić, że zdecydowana większość profesjonalnych biur rachunkowych zatrudnia wykwalifikowanych i doświadczonych księgowych, którzy dają pewność co do prawidłowości prowadzonych rozliczeń (pamiętaj: niezależnie od tego, jaką reputacją cieszy się wybrane biuro, należy upewnić się, czy w podpisywanej umowie pojawia się klauzula poufności rozliczeń i dokumentów).

Kwestia odpowiedzialności za błędy księgowe

Dokonując wyboru pomiędzy biurem rachunkowym a księgową na etacie, trzeba wziąć pod uwagę kwestię zakresu odpowiedzialności za ewentualne pomyłki i błędy księgowe. W tym kontekście korzystniej wypada pierwsza z tych opcji, ponieważ pracownika na stanowisku księgowego, przedsiębiorca może obciążyć jedynie do kwoty wynoszącej równowartość jego trzykrotnego miesięcznego wynagrodzenia, natomiast biuro rachunkowe – nawet kilkusettysięczną kwotą. Uzyskanie tak wysokiego odszkodowania jest możliwe dzięki temu, że każda firma świadcząca usługi księgowe musi mieć wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, które gwarantuje poszkodowanemu klientowi bezproblemowy zwrot kosztów. Trzeba jednak podkreślić, że argument ten nie ma zastosowania w odniesieniu  do firm prowadzących księgowości uproszczoną, ponieważ obowiązek posiadania polisy OC dotyczy wyłącznie przypadków, w których biuro prowadzi pełną księgowość przedsiębiorcy.

Internetowe biuro księgowe – atrakcyjna alternatywa dla pozostałych sposobów prowadzenia księgowości
Dla większości mikro, małych i średnich firm, korzystniejszym rozwiązaniem okazuje się mimo wszystko wybór biura rachunkowego. W praktyce, decyzja o outsourcingu księgowości jest jednak najczęściej podyktowana wyłącznie względami finansowymi, a podejmujący ją klient firmowy, musi liczyć się ze stałym towarzystwem kilku uciążliwych niedogodności, których po prostu nie sposób uniknąć. Mowa tutaj przede wszystkim o konieczności regularnego organizowania i dostarczania do biura dokumentów za dany okres (co oczywiste, jest to możliwe tylko w godzinach jego pracy, czyli zwykle nie później niż do 16-17), a także braku możliwości uzyskania natychmiastowego wglądu do dokumentacji księgowo-finansowej czy fachowych porad z zakresu księgowości bądź kadr i płac. Wspomniane wady dotyczą jednak wyłącznie tradycyjnych biur księgowych – wolne od nich są nowoczesne i dynamicznie rozwijające się usługi księgowości online.

Najwięcej możliwości w zakresie prowadzenia rozliczeń firmowych daje zintegrowanie konta bankowego z panelem księgowym. Dzięki takiemu połączeniu funkcjonalności konta firmowego i narzędzia księgowego, przedsiębiorca może w łatwy i wygodny sposób, za pośrednictwem bankowego serwisu transakcyjnego, zarządzać wszystkimi procesami księgowymi i rozliczeniowymi zachodzącymi w firmie. Co ważne, może to robić albo w sposób całkowicie samodzielny, za pomocą darmowego programu do księgowości (np. mKsięgowość Start), albo korzystając ze wsparcia internetowego biura rachunkowego (w ramach np. mKsięgowości Komfort lub Premium). Internetowego, czyli takiego, które daje możliwość załatwienia drogą elektroniczną lub telefoniczną praktycznie każdej sprawy związanej z obszarem księgowo-finansowym firmy.

Dlaczego wybór biura rachunkowego online może okazać się najkorzystniejszy?

Dla przedsiębiorstwa, które: prowadzi pełną księgowość, zatrudnia wielu pracowników, przeprowadza skomplikowane operacje gospodarcze, eksportuje swoje towary za granicę, a przy tym ma do czynienia z setkami faktur w ciągu miesiąca, zatrudnienie księgowej to wybór nie tyle najlepszy, co właściwie konieczny. W przypadku mniejszych, niepasujących do powyższego opisu firm, więcej argumentów przemawia zwykle za korzystaniem z usług biura księgowego.

Przedsiębiorców, którzy rozważają sięgnięcie po tę ostatnią opcję, powinna zainteresować zwłaszcza oferta biur rachunkowych, świadczących swoje usługi wyłącznie drogą online. O tym, że takie rozwiązanie może okazać się tym najkorzystniejszym, niech świadczy niżej przedstawiona lista udogodnień – dostępnych w ramach usługi mKsięgowość. W zależności od wybranego wariantu usługi, na liście tej można znaleźć takie pozycje jak:

• wygodny wgląd do wszystkich dokumentów firmowych przez całą dobę,
• automatyczne wypełnianie deklaracji podatkowych, a także wyliczanie wysokości podatków do zapłacenia,
• dostęp do systemu fakturowania, który pozwala z łatwością wystawiać, i wyszukiwać w elektronicznej bazie, faktury zaliczkowe oraz faktury pro forma,
• automatyczne zaczytywanie z faktury danych, niezbędnych do wykonania przelewu,
• wykonywanie przelewów podatkowych za pomocą dosłownie jednego kliknięcia,
• precyzyjna informacja o tym, którzy kontrahenci opłacili już swoje faktury online, a którzy jeszcze nie,
• możliwość konsultowania swoich pytań i wątpliwości z księgowymi,
• możliwość korzystania z porad doradcy podatkowego,
• opcja przypomnienia o płatnościach SMS-em,
• możliwość wysyłania monitów do kontrahentów opóźniających się z dokonaniem zapłaty.

Reasumując, wybór biura księgowego, współpracującego z bankiem, zapewni przedsiębiorcy: wygodny podgląd online praktycznie na każdy aspekt rozliczeniowy firmy, automatyzację większości czynności księgowo-finansowych, dostęp do intuicyjnego i przyjaznego w obsłudze systemu fakturowania online, czy możliwość korzystania z kompleksowego wsparcia profesjonalnych księgowych. Co ważne, niski jest przy tym koszt takiego zestawu udogodnień. Przykładowo, w przypadku wariantu Komfort mKsięgowości, miesięczny abonament wynosi zaledwie 150 zł, Premium – 300 zł.