Nikt nie ma wątpliwości co do tego, że sprawne zarządzanie finansami jest kluczowe, jeśli chodzi o dalsze funkcjonowanie i rozwój firmy. Wielu przedsiębiorców przekonało się już, że dobrze prowadzona księgowość może uchronić ich działalność przed licznymi problemami, zwłaszcza ze strony US czy ZUS. Większość szuka rozwiązań, które mogłyby wprowadzić nową jakość do prowadzonej przez nich firmy - dotyczy to także księgowości. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na przetestowanie księgowości internetowej. Czym właściwie jest i czy naprawdę warto przenieść zarządzanie finansami do sieci?

Przenosimy swoją aktywność do sieci na niemal wszystkich płaszczyznach – to fakt, któremu trudno zaprzeczyć. Jeszcze do niedawna nie wyobrażaliśmy sobie pracy przez internet. Obecnie tysiące osób pracuje zdalnie. Łatwo można wymienić zalety, które towarzyszą pracy w domu – od wygody i komfortu związanych z wykonywaniem obowiązków przy domowym biurku aż po możliwość zaoszczędzenia sporej ilości pieniędzy (wydawanych wcześniej na transport czy odzież dopasowaną do miejsca pracy).

Na czym polega księgowość online?

Do obowiązków „tradycyjnej” księgowej należy m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, wypełnianie i wysyłanie deklaracji podatkowych przedsiębiorcy czy rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Księgowość internetowa różni się jedynie…miejscem, w którym odbywają się wyżej wymienione czynności. Wszystkie dokumenty, które do tej pory piętrzyły się w biurze w pokaźne stosy, zmieniają formę na elektroniczną. Przedsiębiorca ma do nich stały dostęp, dzięki czemu w razie potrzeby może je wydrukować (na przykład na wypadek kontroli z Urzędu Skarbowego). Oznacza to zatem, że wynajmowanie biura księgowego lub zatrudnianie księgowej do pracy w biurze nie jest już konieczne, a wszystkie niezbędne czynności mogą zostać wykonane za pośrednictwem sieci.

Czy to bezpieczne rozwiązanie?

Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się, że korzystanie z księgowości internetowej nie należy do bezpiecznych rozwiązań. Właściciele firm niepokoją się, że dane osobowe kontrahentów lub pracowników mogłyby w ten sposób znaleźć się w nieodpowiednich rękach, podobnie zresztą jak dane kont bankowych i szczegóły transakcji. Okazuje się jednak, że obawy związane z bezpieczeństwem korzystania z księgowości online są na szczęście bezpodstawne.  Przed podjęciem współpracy z wybraną firmą należy jedynie sprawdzić, czy spełnia ona wymagane standardy w zakresie przechowywania wrażliwych danych.

Podwójnie chronieni wydają się być przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z usługi oferowanej przez mBank – klienci tej instytucji mogą zintegrować swoje konto z elektroniczną księgowością (oferta mKsięgowość);logując się na konto internetowe, przedsiębiorca zyskuje od razu dostęp do księgowości. Sam mBank potwierdza z kolei, że dane klientów (zarówno osobowe jak i dotyczące rachunków bankowych) są w pełni bezpieczne.

Księgowość w sieci: najważniejsze zalety

Dlaczego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na przeniesienie księgowości do sieci? Pierwszym powodem są koszty; prowadzenie księgowości online jest znacznie tańsze niż korzystanie z usług biura rachunkowego lub zatrudnianie księgowej. Warto zresztą wspomnieć, że wiele firm upada po roku lub dwóch latach działalności m.in. z powodu kosztów prowadzenia księgowości – wiele osób, które zakłada działalność gospodarczą, uwzględnia tylko wydatki związane ze składkami na ubezpieczenie zdrowotne czy ZUS. Zakup aplikacji lub programów umożliwiających samodzielne wystawianie dokumentów jest nieporównywalnie mniej kosztowny, w dodatku – jest to wydatek jednorazowy. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wsparcie profesjonalnej księgowej (oczywiście online) muszą liczyć się z comiesięcznymi kosztami, jednocześnie zyskują jednak pewność, że wszystko zostanie wypełnione tak, jak należy.

Przewaga nad tradycyjną księgowością

W przypadku, gdy przedsiębiorca decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym, musi dostarczyć mu wszystkich niezbędnych dokumentów, które są księgowane, a następnie umieszczane w dokumentacji finansowej firmy. Przedsiębiorca musi zatem poświęcić dodatkowy czas na transport papierów; w przypadku księgowości internetowej wszystko odbywa się online.

Warto również zwrócić uwagę na to, że przedsiębiorca, który zdecyduje się na księgowość online, ma stały dostęp do wszystkich dokumentów; w dodatku jeśli wybrał wariant, w którym jego finanse są pod opieką profesjonalnej księgowej – może śledzić postępy jej pracy.

Jak wybrać najlepszą księgowość online?

Przedsiębiorcy mogą zasadniczo wybierać między jedną z dwóch opcji – zakupem programu do faktur online lub aplikacji do samodzielnego wypełniania dokumentów lub usługą online, dzięki której księgowością ich firmy zajmie się wykwalifikowany specjalista. Więcej osób decyduje się na drugie rozwiązanie – jest znacznie wygodniejsze.
Klienci instytucji mogą skorzystać także z naszej propozycji i zintegrować swoje konto z internetową księgowością. Dajemy  im bowiem dostęp do interfejsu, umożliwiającego szybkie wystawianie faktur online (w zaledwie dwóch krokach), a także automatyczne wyliczenie podatków czy wypełnienie formatek przelewów do US i ZUS. A to wszystko w ramach bezpłatnego pakietu mKsięgowości, czyli pakietu Start. 

Jeśli klienci wykupią jeden z dwóch płatnych pakietów (czyli Komfort lub Premium), mogą liczyć dodatkowo na poprowadzenie finansów ich firmy przez dedykowanego księgowego. Oznacza to, że nie muszą wypełniać żadnych dokumentów ani martwić się formalnościami z zakresu finansów. W przypadku pakietu Premium przedsiębiorca może liczyć także na planowanie podatków (łącznie z informacją o możliwych odliczeniach) oraz przypomnieniach SMS.

Jak działa mKsięgowość?

Samo działanie systemu jest niezwykle proste – klienci, którzy zdecydują się na skorzystanie z naszego rozwiązania, logując się na swoje konto bankowe zyskują jednocześnie dostęp do panelu księgowości. Przedsiębiorca może w ten sposób na bieżąco śledzić finanse swojej firmy – wystarczy, że otworzy odpowiednią zakładkę, by zobaczyć jak kształtują się koszty i przychody przedsiębiorstwa, a także jakie jest saldo dostępnych środków. Co ciekawe, to nie jedyne informacje, jakie może zobaczyć osoba korzystająca z mKsięgowości. System przedstawia także skróconą prognozę finansów firmy w najbliższym czasie oraz przypomina o terminach zapłaty podatku.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z opisywanego systemu, chwalą zwłaszcza interfejs umożliwiający szybkie wystawianie e-faktur – wystarczy, wybrać dane kontrahenta z listy (opcja działa po pierwszym wprowadzeniu danych do systemu), a następnie określić kwotę, termin, rodzaj płatności i pozycję na fakturze. Dokument można od razu wysłać do klienta, można także zapisać fakturę na dysku. Warto zwrócić uwagę na fakt, że nie trzeba już przesyłać faktury do księgowej – jeśli korzystamy z jednego z dwóch płatnych pakietów, faktura zostanie zaksięgowana automatycznie.

mKsięgowość to niewątpliwie bardzo intuicyjny system, który umożliwia sprawne poruszanie się po kokpicie nawet osobom z niewielkim doświadczeniem w prowadzeniu firmy czy obsłudze księgowości. Dużą zaletą jest zintegrowanie z kontem bankowym. Jeśli klient do tej pory korzystał z usług biura rachunkowego lub zatrudniał księgową, może liczyć na to, że jakość usługi nadal będzie na wysokim poziomie, zmniejszą się natomiast koszty i czas, który musiał poświęcić na dopilnowanie spraw związanych z księgowością.

Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.