Otwartość na nowoczesne ułatwienia to jeden z kluczowych elementów, decydujących o sukcesie przedsiębiorstwa. Dlatego też każdy, kto prowadzi własną firmę, już dziś powinien zainteresować się przejściem na fakturowanie online – czasooszczędne i ekologiczne rozwiązanie, które wkrótce stanie się powszechną koniecznością.
Choć korzyści płynące z wystawiania faktur elektronicznych są oczywiste, wiele małych i średnich przedsiębiorstw nadal rozlicza przeprowadzane transakcje wyłącznie za pomocą faktur papierowych. Powód? Przyzwyczajenie do korzystania z papierowej wersji dokumentów, nieznajomość przepisów prawnych, a także obawa, że Urząd Skarbowy nie uzna jakiejś e-faktury. Mamy tutaj zatem do czynienia ze swoistym paradoksem, ponieważ wielu przedsiębiorców, jako osoby prywatne, otrzymuje od najróżniejszych dostawców faktury online i bardzo ceni sobie to rozwiązanie. Zapoznaj się z naszym artykułem, a przekonasz się, jak wiele korzyści może uzyskać Twoja firma dzięki fakturowaniu elektronicznemu.

Faktury online a polskie prawo

W praktyce, prawodawca wręcz zachęca polskie przedsiębiorstwo do fakturowania online, wyrazem czego jest zrównanie w 2013 r. faktury elektronicznej z fakturą papierową. Zrównanie, czyli wprowadzenie do ustawy o VAT zapisów, stanowiących o tym, że faktury te są tymi samymi dokumentami, a co za tym idzie – dla organów podatkowych mają równorzędną wartość. Niemniej jednak żeby wystawiona przez przedsiębiorca e-faktura była ważna, konieczne jest spełnienie określonych warunków, dotyczących jej postaci oraz sposobu przekazania.
Zgodnie z ustawą, faktura online może być przesłana w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem, że gwarantuje on integralność i czytelność treści, a także autentyczność pochodzenia faktury. Wystawiający jest zatem zobowiązany: zapewnić, że e-faktura pochodzi od niego, poręczyć za to, że jej treść odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji, a przy tym nadać dokumentowi czytelną formę. Nie ma więc przy tym znaczenia, czy e-faktura przybiera formę wiadomości e-mail z załącznikiem (może być nim plik PDF, ale także DOC, JPG czy CSV), faksu w postaci elektronicznej, czy ustrukturyzowanego komunikatu (np. XML) – najważniejsze jest spełnienie wcześniej wspomnianych warunków.

Akceptowanie faktur online przez klientów

Jeszcze kilka lat temu, faktury online mogły być wysyłane tylko do tych klientów, którzy wyrazili na to zgodę. Obecnie, nadal wymagana jest w tym kontekście akceptacja odbiorcy, niemniej jednak przepisy prawne nie narzucają odgórnie sposobu, w jaki powinna ona zostać wyrażona. Część przedsiębiorców po prostu zwraca się więc do klienta z zapytaniem, czy odpowiada mu taka forma udokumentowania przeprowadzanej transakcji. Warto przy tym podkreślić, że fakturę można przesłać nabywcy drogą elektroniczną nawet bez wcześniejszego porozumienia z nim – jej opłacenie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na taki sposób rozliczenia transakcji.

Zalety e-fakturowania

Fakturowanie online jest tańsze, szybsze i wygodniejsze niż tradycyjne – i to zarówno dla stosującego je przedsiębiorstwa, jak i jego klientów. Zamiast obarczać odpowiedzialnością za fakturowanie księgowego, przedsiębiorca lub upoważniony przez niego pracownik może za pośrednictwem aplikacji internetowej, samodzielnie wystawiać i przesyłać e-faktury.

Liberalne przepisy oraz skrócenie czasu wysyłki faktury i zmniejszenie jej jednorazowego kosztu to jednak nie wszystko, co ma do zaoferowania fakturowanie elektroniczne. Takie rozwiązanie usprawnia także procesy biznesowe zachodzące w firmie (wyszukiwanie faktur w elektronicznej bazie danych jest szybsze niż przerzucanie stert dokumentów papierowych), a przy tym może zwiększyć jej płynność finansową (fakt, iż klienci szybciej otrzymują faktury sprawia, że szybciej regulują oni także wynikające z nich należności). Co więcej, zamiana faktur papierowych na faktury online to również wyraz troski o środowisko, która zawsze pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.

Jak fakturować online?

Dostęp do Internetu, hasło i login – to jedyne co musi posiadać przedsiębiorca, by móc korzystać z programu do fakturowania online. Co ważne, większość tego rodzaju aplikacji jest także dostępna na urządzenia mobilne, dzięki czemu przedsiębiorca może wystawiać, wysyłać oraz sprawdzać faktury, praktycznie w dowolnym miejscu i czasie. Może on również w każdej chwili wyszukać konkretną fakturę czy dane swojego kontrahenta, a także zapoznać się z wykonanymi zleceniami.

Istotną zaletą programów do e-fakturowania jest fakt, że są one na bieżąco (i zwykle bezpłatnie) aktualizowane, zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście ewentualnych zmian przepisów prawnych czy stawek podatkowych. To ważne, ponieważ przedsiębiorca ma pewność, że każda faktura będzie wystawiona w prawidłowy, zgodny z obowiązującymi wymaganiami, sposób.

Fakturowanie online – czy to jest bezpieczne?

Utrata komputera lub dysku przenośnego, na którym były zapisane pliki firmowe, to dla przedsiębiorcy poważny problem – zwłaszcza, jeśli mogły dostać się one w niepowołane ręce. Dlatego też coraz więcej firm decyduje się przechowywać wszystkie informacje i dokumenty w tzw. chmurze (na wirtualnym dysku, zewnętrznym serwerze). Takie rozwiązanie jest bezpieczniejsze od tradycyjnych sposobów przechowywania danych co najmniej z trzech powodów. Oto one:

• pozyskanie dostępu do danych i informacji firmowych wymaga znajomości hasła i loginu;
• serwery w chmurach regularnie i automatycznie tworzą kopie zapasowe przechowywanych dokumentów;
• dane zapisywane są na stabilnych serwerach, należących do dużych korporacji, a co za tym idzie – trudniej jest je zdobyć osobom nieuprawnionym.

Mając na uwadze fakt, że właśnie w taki sposób przechowują dane firm serwisy i programy do fakturowania, należy uznać, że fakturowanie online jest jak najbardziej bezpieczne.

Fakturowanie online z poziomu serwisu internetowego banku

Przedsiębiorcę zainteresowanego wdrożeniem omawianej nowości we własnej firmie, powinna zaciekawić możliwość zintegrowania bankowego konta firmowego z modułem księgowym – zapewniającym wygodny dostęp do systemu e-fakturowania. O tym, że takie rozwiązanie może znacząco usprawnić prowadzenie rozliczeń i ułatwić zarządzanie dokumentami firmowymi, niech świadczy funkcjonalność naszej propozycji dla firm - mKsięgowość Start. Oto najważniejsze, składające się na nią, udogodnienia:

• całodobowy dostęp do faktur online i pozostałych dokumentów firmowych,
• możliwość szybkiego i wygodnego wystawiania – a w razie potrzeby korygowania – faktur zaliczkowych i pro forma (wystarczy kilka kliknięć w systemie),
• automatyczne pobieranie z otrzymywanych faktur danych do przelewów,
• możliwość łatwego sprawdzenia, które faktury zostały już opłacone, a które jeszcze nie.
• możliwość szybkiego odnalezienia poszukiwanej faktury (np. po dacie wystawienia lub nazwie faktury czy kontrahenta).

Co ważne, z takiego zestawu udogodnień, przedsiębiorca może korzystać całkowicie bezpłatnie – jedynym warunkiem jest posiadanie naszego konta firmowego. Natomiast osoby zainteresowane jeszcze bogatszym pakietem rozwiązań, ułatwiających prowadzenie biznesu, mogą sięgnąć po jeden z płatnych wariantów mKsięgowości Komfort lub mKsięgowości Premium. W praktyce, warianty te, poza dostępem do przyjaznego w obsłudze systemu e-fakturowania i ułatwień w zakresie rozliczania podatków, dają przedsiębiorcom również możliwość korzystania z kompleksowego wsparcia zespołu wykwalifikowanych księgowych (o szczegółach ich funkcjonalności przeczytasz na stronach mBanku).

Co jeszcze warto wiedzieć?

Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań we własnej firmie to najlepszy sposób na poprawę warunków i efektów swojej pracy. Dlatego też warto rozważyć porzucenie przyzwyczajenia do faktur papierowych na rzecz wprowadzenia nowoczesnego fakturowania online. Trzeba przy tym pokreślić, że najwięcej korzyści przyniesie jednak pełna implementacja takiego rozwiązania – pełna, czyli taka, która obejmie jednocześnie całkowite pozbycie się faktur w wersji papierowej. Rezygnując z wydruku elektronicznych faktur, średnie przedsiębiorstwo może bowiem zaoszczędzić dodatkowo nawet kilka tysięcy złotych rocznie, a także uniknąć późniejszych problemów z przechowywaniem, nieustannie rosnącej, sterty papierów.

Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf  
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.