Prowadzisz własny biznes i obawiasz się braku dokumentów podczas kontroli fiskusa? Nie wiesz, jak długo i w jaki sposób powinieneś przechowywać dokumentację firmową? A może chcesz dowiedzieć się, jak nie dopuścić do chaosu w rosnącej stercie dokumentów? Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania, jakie pojawiają się w kontekście prawidłowej archiwizacji dokumentów księgowych.

Na czym właściwie polega archiwizacja dokumentów?

Na każdym przedsiębiorstwie spoczywa obowiązek archiwizowania wszystkich dokumentów, powstających w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Obowiązek ten jest niczym innym, jak koniecznością zbierania dokumentów firmowych, a następnie ich klasyfikowania i przechowywania przez wymagany przepisami prawnymi okres. Istotne jest przy tym to, aby cała dokumentacja była archiwizowana w sposób prawidłowy, ponieważ do drzwi przedsiębiorcy w dowolnym momencie mogą zapukać pracownicy urzędu skarbowego z żądaniem jej udostępnienia – a jak wiadomo, jakiekolwiek nieścisłości w tym zakresie mogą skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności karnoskarbowej. Dlatego też tak ważne jest, by żaden – nawet na pozór mało istotny – dokument nie został zniszczony przed upływem okresu obowiązkowej archiwizacji.

Jakie dokumenty księgowe i jak długo trzeba przechowywać?

Sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy wreszcie dowody księgowe – w stosunku do tych zbiorów dokumentów zachodzi ustawowy obowiązek archiwizacji. Te pierwsze muszą być przechowywane w sposób trwały, czyli innymi słowy, w żadnym wypadku nie mogą one ulec zniszczeniu. W przypadku wymaganego okresu magazynowania pozostałych dokumentów sytuacja wygląda następująco:

• księgi rachunkowe – przez 5 lat;
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy;
• dowody księgowe związane z inwestycjami wieloletnimi, kredytami, pożyczkami, umowami handlowymi czy wszelkiego rodzaju roszczeniami – przez 5 lat (bieg tego okresu liczy się od początku roku następującego po roku, w którym operacje/transakcje/umowy/postępowanie zostały definitywnie ukończone/uregulowane/rozwiązane/rozliczone);
• karty wynagrodzeń pracowników i ich odpowiedniki – co najmniej przez 5 lat (szczegóły w tym zakresie są regulowane przez przepisy podatkowe, emerytalne i rentowe);
• zakładowy plan kont – co najmniej przez 5 lat od upływu terminu jego ważności;
• dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi – nie krócej niż przez 1 rok od rozliczenia reklamacji/upływu rękojmi;
• dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i sprawozdania – nie krócej niż przez 5 lat.

Nie można także zapominać, że poza wyżej wymienionymi dokumentami księgowymi, każde przedsiębiorstwo wytwarza jeszcze szereg innych dokumentów, które możne zaklasyfikować do takich kategorii jak: podatkowa, kadrowo-płacowa czy ZUS. Warto przy tym podkreślić, że to właśnie na listach tych dwóch ostatnich zbiorów, można znaleźć pozycje wymagające szczególnie długiego czasu magazynowania: wszystkie dokumenty pracowników muszą być przechowywane co najmniej przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy, natomiast dokumenty zgłoszeniowe ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) – przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak przechowywać dokumentację firmy?

Prawodawca dopuszcza możliwość przechowywania dokumentacji firmowej w:

• miejscu wykonywania działalności gospodarczej,
• siedzibie lub oddziale firmy,
• w firmie zajmującej się profesjonalną archiwizacją dokumentów,
• biurze księgowym – naturalnie, mowa tutaj wyłącznie o dokumentach księgowych (trzeba też pamiętać, że nie wszystkie biura świadczą usługi z tego zakresu).

W praktyce, najistotniejsze jest nie miejsce, lecz sposób magazynowania dokumentów firmowych. Musi on zapewniać całkowitą nienaruszalność danych – chronić je przed bezprawnymi zmianami, a także uszkodzeniami czy zniszczeniem. Co więcej, wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w taki sposób, aby z jednej strony nie było możliwe ich nieupoważnione rozpowszechnianie, z drugiej zaś – mieli do nich szybki i wygodny dostęp pracownicy kontroli skarbowej. Dlatego też tak ważny jest w tym kontekście zarówno dobór odpowiedniego pomieszczenia do magazynowania, jak i właściwych akcesoriów ułatwiających archiwizację (segregatorów, teczek, pudeł, itp).

Jak wygląda kwestia archiwizacji w przypadku elektronicznych dokumentów księgowych?

Jeszcze kilkanaście lat temu, wszystkie dokumenty firmowe były archiwizowane w formie papierowej. Obecnie, coraz częściej korzysta się z trwalszej, bezpieczniejszej, a przy tym po prostu wygodniejszej, archiwizacji cyfrowej. Pytanie tylko, które dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej?
Z przepisów Ustawy o rachunkowości wynika, że w postaci zapisu elektronicznego mogą być archiwizowane takie dokumenty jak:

• sprawozdania finansowe,
• księgi rachunkowe,
• deklaracje podatkowe,
• dokumenty kasowe i ich kopie,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• wyciągi bankowe.
• polecenia księgowania.

W praktyce, wspomniany akt prawny nakazuje, aby dokumenty księgowe były przechowywane w postaci oryginalnej, co oznacza, że jeśli dany dokument powstał w formie elektronicznej, to nie tyle można, co po prostu trzeba przechowywać go właśnie w takiej postaci (naturalnie, dopuszczalna jest jego dodatkowa archiwizacja w formie papierowej). Istotny jest także fakt, że każdy dokument elektroniczny musi  posiadać swoją kopię, która będzie przechowywana na trwałym nośniku danych cyfrowych (nie jest dopuszczalne korzystanie z nośników wielokrotnego zapisu). Ponadto, firma powinna mieć łatwy dostęp do urządzeń umożliwiających odczyt i wydruk informacji zapisanych na wspomnianych nośnikach. Warto przy tym dodać, że podobnie jak w przypadku dokumentów papierowych, obowiązuje tutaj zasada, że wszystkie przechowywane dane muszą być chronione przed: uszkodzeniem, zniszczeniem, nieupoważnionymi zmianami czy niedozwolonym rozpowszechnianiem.

Zasady archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych

Wprawdzie każda firma może stosować własną politykę archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, niemniej jednak w rzeczywistości pole manewru w tym zakresie nie jest duże – wiele kwestii związanych z przechowywaniem dokumentacji regulują bowiem obowiązujące przepisy. Co więcej, wszystkie podmioty mają do dyspozycji szereg gotowych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań dotyczących organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, po które mogą sięgać wedle własnego uznania. W tym kontekście warto wspomnieć o najczęściej stosowanych zasadach archiwizowania dokumentacji firmowej. Należą do nich:

• zasada grupowania dokumentów do akt – w ściśle określonym porządku np. według obszaru tematycznego,
• zasada kompletowania dokumentów w aktach – zgodnie z układem chronologicznym,
• zasada łatwego wyszukiwania dokumentów – dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane (konieczne jest np. określenie nazwy ich rodzaju, opisanie numeracji czy oznaczenie roku obrotowego, którego dotyczą),
• zasada przechowywania akt – dokumenty powinny być przechowywane w komórce organizacyjnej, przy stanowisku pracy, którego dotyczą,
• zasada indywidualnej odpowiedzialności – każdy pracownik odpowiada wyłącznie za te dokumenty, które powstają w związku z wykonywanymi przez niego czynnościami.

Trzeba także pamiętać, że stosowanie odpowiednich zasad i instrukcji jest konieczne nie tylko w przypadku obiegu całej dokumentacji, ale również samego opisywania pojedynczych dowodów księgowych. Wszystkie dokumenty (rachunki faktury, listy płac, umowy, itp.) powinny być zweryfikowane i zatwierdzone zarówno pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym – przez upoważnioną do tego osobę. Co więcej, opis każdego dowodu musi być sporządzony w sposób niebudzący wątpliwości co do klasyfikacji danego wydatku, źródeł jego pokrycia czy zasadności poniesienia, czyli mówiąc inaczej – podczas kontroli merytorycznej dowodu należy zadbać o wyczerpujący opis dotyczącej go operacji gospodarczej.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Osobom zainteresowanym tematyką archiwizowania dokumentacji finansowo-księgowej, zaleca się dodatkowo zapoznać z przepisami Ustawy o rachunkowości, z dnia 29 września 1994 roku z późniejszymi zmianami (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591). Ten akt prawny (a zwłaszcza rozdział 8, zatytułowany ,,Ochrona danych”) dokładnie reguluje bowiem wszelkie kwestie związane z prawidłowym przechowywaniem dokumentów firmowych – zarówno tych w postaci papierowej, jak i tych mających postać zapisu elektronicznego.


Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.